motesskolan
Mötesskolan
Mötesskolan – en handledning i konsten att göra möten som gör skillnad med tillhörande inspirationsblogg – presenteras av SF Bio Konferens & Event i samarbete med Herr Omar.Du kan välja att följa Mötesskolan här via Tumblr, genom att gilla vår Facebook-sida, följa @motesskolan på Twitter eller prenumerera via formuläret här nedan.
 
 
71 posts
Don't wanna be here? Send us removal request.
Last Seen Blogs
la-chica-con-tus-lunares
Amor compartido...
dem-animebois
Dem Anime Bois Tho
enisusnet
ENISUS
sonsinflatables17-blog
My Son's Inflatables
synagoths
Love fiercely, even recklessly
Photo
Bakgrundsmusik – hiss eller diss?
Hur märkligt det än låter kan forskningen nu visa att vi är mest kreativa i miljöer med en måttlig nivå av bakgrundsljud, t ex cafémiljö. Det visade att sig en tyst miljö likt biblioteket är lika hämmande för kreativiteten som en alltför stimmig och högljudd. Dessutom har typen av ljud större påverkan än själva volymen på ljudet.
Forskare vid University of Illinois lät grupper arbeta med kreativa övningar i olika designade ljudmiljöer med olika typer och volym av bakgrundsljud. Det visade sig att den ljudnivå där deltagarna blev mest kreativa var runt 70 decibel, motsvarande en bakgrund med människosorl och kaffemaskiner på ett café. Deltagarna fick problem att fokusera på utmaningar både i tysta (ca 50 dB) och stimmiga (85 dB eller mer) miljöer.
Bakgrundsljud, äkta eller pålagt, kan alltså boosta kreativiteten. Forskarna tror att det handlar om att vi distraherar hjärnan som då får lättare att fokusera på en specifik uppgift. Det finns dock en reservation och den handlar om typen av ljud.
Om bakgrundsljudet – prat eller musik – bildar ord och meningar som hjärnan kan förstå och tolka bidrar det till att vi tappar fokus på uppgiften. När vi väljer musik/ljud för att lyssna på själva när vi arbetar kreativt eller lägger i bakgrunden vid möten bör det alltså vara neutral och instrumental musik, utan sång eller prat.
Det finns en rad källor för att hitta detta. En första är Spotify där du kan söka efter instrumentala spellistor eller använda deras “Moods” funktion där du hittar både Deep Focus, Deep Sleep och Creativity Boost som alla är instrumentala. Ett annat förslag är album eller spellistor med filmmusik, som i de flesta fall också är instrumentala.
Det finns också appar och webbtjänster som skapar kombinationer av bakgrundsljud. Man kan till exempel kombinera skog och porlande vatten eller sorlet från ett café. För mac och iPhone finns appen Noizio. På webben finns ljudgeneratorer på ambient-mixer.com (blandat), raining.fm (regn), MyNoise.net (blandat) och coffitivity.com (olika caféljud).
Vid möten har man många gånger bakgrundsmusik på i lobbyn. Om det över huvudtaget förekommer i mötesrummet är rutinen att stänga av när mötet börjar.
Nya rön säger nu alltså att:
– vi bör ha bakgrundsmusik också under mötet, under de sessioner där man arbetar med kreativa övningar.
– Men då som sagt på en måttlig nivå och med instrumental musik.
Till exempel filmmusik.
0 notes
Photo
Därför blir 12 minuters föredrag 20
Känner du till Parkinsons lag? Det gjorde inte jag innan jag stötte på begreppet igår. Jag blev nyfiken och slog upp det för att läsa mer. Det ledde mig fram till en förklaring på ett vid möten vanligt dilemma, nämligen det att de flesta föreläsare drar över sin maximala tid. Jag ska strax förklara hur det hänger ihop.
Parkinsons lag presenteras första gången i The Economist redan 1955. Efter flera års studier kunde man konstatera att vi människor alltid anpassar oss till den maximalt tillgängliga tiden eller resurserna. Vi skapar själva uppgifter eller diskussioner för att fylla ut när vi anser att det behövs. Om man exempelvis bokat två timmar för ett möte så ser mötesdeltagarna till att det blir just två timmar och inte en och en halv.
Här kommer förklaringen på hur 12 minuters bokat föredrag blir 20 minuter i praktiken:
Låt oss börja med att skilja på tid för framträdande och tid för föredrag.
Vi börjar med att dela upp ett framträdande i total tid för framträdandet (enligt programmet) och någons framförande av själva föredraget eller presentationen. Det ska påannonseras, man ska upp på scenen, hitta rätt plats, känna in publiken, få fram första bilden och sortera sitt manus. Sedan framföra sitt föredrag som kanske avrundas med att personen ska besvara några frågor från en moderator.
Reservera “ställtid”.
Vi kan samla aktiviteterna förutom själva framförandet i förra stycket under begreppet “ställtid”. Om framträdandet enligt programmet ska vara 20 minuter bör maximal tid för föredraget vara kanske 15 minuter och 5 minuter reserveras som ställtid. Detta blir extra aktuellt med hänsyn till Parkinsons lag som lär oss att föredragshållaren kommer att förbereda ett innehåll som minst fyller ut sin maximalt tilldelade tid för föredraget.
Ge slutligen marginal för “den mänskliga faktorn”.
Erfarenheter visar också att när man förbereder sig, repeterar och klockar sitt framträdande hemma tenderar att prata snabbare än man sedan gör inför publik. Man tar heller inte konstpauser eller bara korta när man repeterar. Det man förberett och klockat in som 10 minuter hemma blir därför närmare 15 minuter live inför publik.
Sätt en “nettotid” du ger föredragshållaren att förhålla sig till.
Det leder oss alltså till två faktorer vi behöver ta hänsyn till. Den första, x, är ställtid och den andra, y, den mänskliga faktorn. Att tiderna spricker handlar därför mest om tankefel vi gör när vi planerar programmet och bokar föreläsare. Att vi inte tar mer hänsyn till dessa x och y handlar kanske om att vi tror att de flesta kommer prata kortare än sin maximala tid. Parkinsons lag säger alltså motsatsen.
A + x + y = den totala tiden för framträdandet.
Slutligen, summerat i ett exempel. Person A ska enligt programmet framträda 10:00 - 10:20. Av de 20 bör vi reservera 5 minuter för faktor x, alltså ställtid. Av återstående 15 reserverar vi sedan cirka 3 minuter (⅕) för faktor y, den mänskliga faktorn. Kvar blir 12 minuter som blir den maximala “nettotiden” för ett föredrag eller en presentation jag ger föredragshållaren att förhålla sig till. Voila!
På bilden, Alexander Bard, Uncharted Waters, TEDxStockholm på SF Bio Rigoletto (Foto: Solveig Rundquist/TEDxStockholm)
0 notes
Photo
11 TED-tips för dig som ska tala
TED är kanske en av världens största och mest framgångsrika konferens-/eventarrangörer. De kör själva ett fåtal men gigantiska egna TED event. Sen genomförs också tusentals TEDx event jorden runt, som arrangeras på licens av oberoende arrangörer, bl a i Stockholm. En stor del av framgången för TED ligger i formatet på deras s k TED Talks. De får vara max 18 minuter, inte innehålla kommersiella budskap och ska vara en historia som innehåller en eller flera idéer som kan inspirera andra. Du hittar tusentals exempel på TED Talks på TED.com.
Den som ska tala på ett TED-event erbjuds alltid stöd av en talarcoach. En av TED:s mest erfarna sådana är Gina Barnett som i ett inlägg på TED:s blogg häromdagen delade med sig av sina viktigaste tips för talare.
Här kommer en kort sammanfattning i svensk version.
1. Börja dricka vatten 15 minuter innan du ska börja tala.
Om du tenderar att bli torr i mun och hals är det klokt att börja dricka vatten en stund innan du ska upp på scenen. Om du är torr i munnen eller halsen riskerar du annars att mikrofonen fångar upp klickande missljud. Försök också att inte jobba för mycket med tungan upp i gommen när du talar.
2. Psyka upp dig, inte bort dig.
En negativ inre dialog kan bli en självuppfyllande profetia. Försök därför att innan inte stå och tänka på att du kommer eller kan göra bort dig. Tänk istället som t ex höjdhopparen som innan ett viktigt hopp visualiserar hur hon/han springer, hoppar och klarar hindret. Peppa dig med positiva tankar som “jag är så exalterad” eller “jag är fantastisk”. Eller, bara tänk på och repetera ordet JA om och om igen för dig själv.
3. Ta nytta av kroppens nervösa energier.
Försök bli av med en del av dina nervösa energier. Låt de röra sig genom kroppen och försök omvandla dem till positiv energi. Se till att röra på kroppen, skaka armarna och händerna. Eller, ta på dig hörlurar, gå undan eller in på toaletten och DANSA!
4. Fokusera på andningen när du känner adrenalinet strömma till.
Det bästa knepet när känslorna närmar sig paniknivåer är att andas. När vi blir stressade flyttar vi upp andningen från magen till bröstet och halsen och andas snabbare. Försök flytta tillbaka andningen till magen, i långsammare tempo. Gör tre eller fyra djupa och långsamma in- och utandningar. Lyckas du med detta får du kontroll över energiflödet och lättare att fokusera.
5. Undvik upprepade rörelser.
En vanlig ovana när man är full av adrenalin och står på scen är att man börjar flytta kropsvikten till en fot i taget, om och om igen. Det är inte bra. När du upprepar rörelser så distraherar du samtidigt publiken, ibland kan det uppfattas rent sövande. Repetera framför spegel eller spela in dig själv på video för att upptäcka ovanor du inte tänker på annars.
6. Rör dig med tanke.
Du kan gå, men inte fram och tillbaka. Du kan ta ett steg fram eller tillbaka men inte gunga. Precis som nämnt i förra tipset kan dina rörelser distrahera eller bli sövande. Prova istället att få in ett rörelsemönster som stämmer in med ditt prat, en koreografi. Gå närmare publiken när du vill betona en poäng extra. Ett knep är att lägga ut tidningar på golvet innan du övar. Prasslet från tidningspappret gör dig då mer uppmärksam på att, när och hur du rör dig.
7. Använd tonläge för att förstärka dina ord.
Anpassa ditt tonläge efter ditt prat. Leverera inte glada nyheter med monotont röstläge eller allvarliga saker med glad röst. Det riskerar att distrahera din publik.Gå igenom ditt manus och tänk igenom vad varje mening har för betydelse, tagga dem med tonläge. På så sätt kan du bättre fokusera på ditt tonläge och hur det förstärker dina budskap.
8. Ge publiken chansen att anpassa sig till din accent.
Alla har sin egen accent och kanske dialekt. Lyckligtvis är vi vana att anpassa oss och kunna lyssna fokuserat på olika accenter. Ett tips är dock att i inledningen tala långsammare och med tydligare betoningar som hjälper lyssnarna att ställa in sitt lyssnande efter din röst och accent.
9. Fokusera på något utanför dig själv.
En av Barnetts favoritövningar för den som snart ska upp på scenen är att fokusera ut. Ta till exempel färgen grön och se dig om i rummet vart du hittar färgen grön på föremål eller personer. Eller, välj ett föremål att fokusera på. Fundera på vad folk har på sig eller vem som har armbandsur. Eller, hur ljuset reflekterar sig på olika ytor. På så sätt flyttar du fokus från dina egna känslor och tankar till något utanför dig själv, något som i regel bidrar till att du blir lugnare.
10. Kom ihåg att publiken gillar dig.
Publiken, hur stor och fjärran de än kan upplevas, är alltid på din sida. De vill att du ska ha det bra där uppe på scenen, lyssna på dina tankar. Även om de inte helt håller med så vill de att du ska lyckas i ditt framförande.
11. Och, oavsett hur förberedd du är – var okej med det oförutsedda.
Du kan glömma ett ord, någon tappa något eller tekniken kan strula. Om det händer: Stanna upp, ta ett djupt andetag och gå vidare. Glöm inte att ha roligt!
På bilden: Gina Barnett, Foto: Ryan Lash/TED
0 notes
Video
vimeo
En fjärde film som presenterar ett av Mötesskolans teman finns nu klar. I denna om hur vi istället för paus/rast bör prata om "mellanrum" när vi menar det som sker under möten men utanför mötesrummet.
1 note
·
View note
Photo
Tio tankar om möten och tid
Ett av de vanligaste irritationsmomenten vid möten handlar om tid. Några kommer sent, mötet börjar inte i tid, alla använder mer tid än de fått och mötet drar över sluttiden.
Vi har skrivit om detta på olika ställen i Mötesskolan, men har här sammanfattat det viktigaste av vad man kan göra för att eliminera spruckna tidsscheman.
1. Se till att deltagarna kommer i tid
Förutom att det stör mötet skapar det irritation hos övriga deltagare och ibland kräver omstart. Skapa en kultur där man kommer i tid. Var ett föredöme som ledare/chef. Påpeka om någon ofta är sen, men ta det i förtroende och avskilt.
2. Börja mötet i tid
Börja mötet på aviserad tid och etablera inte normen att möten börjar först när alla är på plats. Testa också att sätta en tidigare starttid i inbjudan, t ex 13:55 om mötet börjar 14:00.
3. Starttid för större möten
Vi tenderar att komma så sent vi behöver. Lösningen är inte att ange en halvtimme före för registrering och fika, eftersom merparten ändå kommer se detta som frivillig aktivitet, komma tio minuter före och ändå vilja fika o s v. Ange istället en halvtimme före som mötets starttid och låt mötet börja med fika.
4. Håll tiderna
Dock inte in absurdum. Men, låt inte föredragshållare dra över och stjäla tid från andra föredragshållare eller deltagarnas tid för frågor. Se till att någon tillsammans med dig själv har ansvar för att hålla koll på klockan.
5. Ge tid för samtal
Avsätt tid för att släppa in deltagarna för frågor och diskussion, inte bara någon minut här och där. 10-15 minuter här och där för publikens frågor brukar vara lämpligt. På så sätt för du större engagemang och deltagare som upplever att de deltagit i beslutsfattandet.
6. Ge föredragshållare en maxtid
Det normala är att man är tidsoptimist och drar över. Ge därför t ex 12 minuter om det får vara maximalt 15. Ge inte heller föredragshållaren hela tiden i ett pass, utan reservera separat tid för t ex frågor från moderator eller publikens frågestund.
7. Reservera tid för byten
Om person A har fått 13:25 som sluttid kan rimligen inte person B börja prata och visa bilder 13:25. Lägg in några minuter mellan medverkande och aktiviteter som det man kallar “ställtid”.
8. Avsätt tid för mellanrum
Det bästa och kanske viktigaste händer ofta utanför mötesrummet, där det tas initiativ till samarbeten och annat. Spara inte in på tid för sociala sessioner. Se dem som mellanrum, inte paus eller rast och inte heller som att behovet bara är att hinna få i sig mat och dryck.
9. Lägg nästa programpunkt senare än sluttid för mellanrum/paus
Det tar tid för deltagare att komma ut ur och tillbaka in i mötesrummet. Om du bett deltagare vara tillbaka 13:00 kommer de garanterat att först 13:00 istället börja röra sig tillbaka in. Använd därför olika sluttid på paus/mellanrum och starttid för nästa aktivitet.
10. Avsluta i tid
Att dra över sluttiden är att stjäla tid för annat från deltagarna. Ofta är det också deltagare som börjar gå den tid du angett som sluttid, vilket gör sista tiden ofokuserad. Överraska istället med att vara klar en stund före, vilket sällan leder till protester.
0 notes
Photo
Bli årets mötesspanare – #Guldkikaren2015
Förutom att jobba för SF Bio Konferens & Event, driva mötesbyrån Herr Omar och skriva Mötesskolan är jag aktiv i svenska styrelsen för MPI Meeting Professionals International, en global organisation för alla med ett professionellt intresse av möten.
MPI Sverige arrangerar 2015 för andra året Guldkikaren där vi korar årets mötesspanare. Att vara med och tävla om titeln, äran och den fina guldkikaren är jätteenkelt. Posta din spaning på Twitter med hashtag #Guldkikaren2015 senast på måndag 26 januari så är du med och tävlar.
Förra året vann Thomas de Ming som inspirerad av smartphones förutsåg ”smartrooms”, multifunktionella miljöer där fokus ligger mer på hur än var. Några av de teman som kommit in hittills på #Guldkikaren2015 är …
Sockerfria möten, funktionell mat & dryck, raw food, mer fibrer
Film (med humor) blir förberedelsematerial, modell skolans flipped/reversed classroom
Motionsaktiviteter kommer, kanske dans efter lunchen och Walk&Talk blir en mötesform
Gamification gör möten mer meningsfulla
Nya appar, nya tjänster, ny teknik för bättre administration och interaktion
Avgränsade zoner för mindfullness, tysta, mobilfria, rum för meditation och reflektion
Middag och sociala aktiviteter måste ha ett tydligt syfte för att bli av, alkoholfritt blir den nya normen
Vilken är din spaning?
Posta på Twitter med #Guldkikaren2015 så kanske du blir en av de fyra finalisterna på scenen vid finalen den 19 februari klockan 12.15 under Möten&Events på Kistamässan.
Fotnot:
Är hedrad över att själv ha nominerats. Men, som arrangör och del av juryn så står jag självklart utom tävlan. Postar ändå mina spaningar på #Guldkikaren2015 efter hand som de dyker upp.
Jörgen Dyssvold (@dyssvold) den 23 januari 2015
0 notes
Photo
Här kommer årets två viktigaste mötesord: Sammankopplade, Avgränsade
Sammankopplade
Vi har i Mötesskolan och andra tidigare sammanhang pratat om förhållandet mellan möten, deltagare och tekniska kommunikationsverktyg. Om hur vi gjort en resa från ned- (bara mobil och den avstängd), via upp- (ha gärna telefonen på och twittra!) till inkopplade (via t ex speciella mötesappar). Nu kommer det fjärde steget, nämligen “sammankopplade”.
Sammankopplade handlar mer om mötets deltagare än de tekniska prylarna i sig. Det handlar också i lika stor grad om inför och efter som under själva mötet.
Ett exempel: Så snart jag anmält mig får jag inloggning till ett digitalt projektrum där jag kan se, läsa mer om, connecta och diskutera med andra som också kommer delta. Vi får möjlighet att ge förslag på ämnen att ta upp och aktiviteter vid själva mötet, kan läsa in oss och kommentera eller tillsammans skapa dokument, presentationer och annat. Allt detta kan vara öppet för alla eller vissa saker begränsat till vissa deltagare. Några har kanske behörighet att posta eller skriva medan andra “bara” kan läsa, rösta och kommentera.
Under själva mötet är de fysiskt (och eventuella digitalt) medverkande sammankopplade. De kan genom verktyg som chat, pollings och annat ställa frågor, rösta, kommentera och lämna förslag. Man kan se vilka andra som är på plats och kanske skicka en inbjudan att säga hej eller ta ett snabbt möte vid mötespunkten i foajén under pausen. Man får digitalt tillgång till presentationer, rapporter och annat. Efter mötet fortsätter samtalet i det digitala projektrummet om bland annat hur arbetet med det man beslutade om fortskrider.
Avgränsade
Möten har alltid och behöver åter komma att handla om att vi avgränsar oss. Detta både i vilka ämnen/frågor vi diskuterar, hur lång tid det får ta och vilka som deltar. Det handlar också om att de som deltar i möten behöver avgränsa sig till närvaro BARA i själva mötet.
Idag har vi istället – alldeles för ofta – deltagare som ser fler minuter på sin mobilskärm än på den som framför ett föredrag man kanske ägnat en arbetsvecka av förberedelser åt. Man läser nyheter, svarar på mail, kommenterar bilder på Instagram och hoppar emellanåt in på twitter för att se vad som sagts vid det möte där vår kropp sitter i publiken. I vår iver att missa något missar vi istället allt – bland annat chansen att påverka genom att medverka i mötet och inte bara följa det.
De senaste årens tekniska utveckling, den sociala acceptansen för att vi har t ex dator med och på under mötet i kombination med arrangörernas drömmar att något som sägs vid mötet en minut senare ska trenda på twitter har bidragit till att vi fått denna situation där man är fysiskt närvarande men inte mentalt medverkande. För att råda bot på den krävs att både de som deltar och de som arrangerar samarbetar och kommer överens om vilka regler som gäller. Att vi kommer överens om att det är en bra idé att avgränsa oss.
Skapa, istället för hashtag på twitter, ett avgränsat chattrum för de som deltar. Istället för en person som följer twitter och tar upp saker under mötet följer denna istället chatten. Vill du “spegla” mötet ut mot omvärlden kan du ta hjälp av någon som bara har till uppgift att följa chatten och publicerar citat eller sammandrag ut på öppna sociala medier.
Budskapet till de som medverkar kan vara “ni får gärna berätta om mötet för andra, men låt oss först genomföra det“.
Avgränsade handlar också om vilka som deltar. “Alla som vill ska väl få vara med” är ett vanligt utgångsläge när man bjuder in eller börjar ta emot anmälningar. Det kan stämma om det är rena informationsmöten. Men, vid andra typer av möten kan det ge sämre kvalitet på diskussioner, kräva mer tid än det skulle behöva och ibland sabba själva mötet. Detta då vissa deltagare saknar intresse, vill prata om annat eller har en helt annan agenda än den man enats om för själva mötet.
Sammanfattat
För att lyckas med dessa både kan det vara klokt att börja med “avgränsade”.
Var krass när du väljer vilka deltagare som mest troligt både vill och kan bidra till det du vill uppnå med mötet.
Välj eller ta hjälp av deltagarna att i förväg utse de viktigaste frågorna och skapa exempelvis en agenda där det som kommer först är det ni gemensamt är överens om har högst prioritet.
Ge frågorna den tid som krävs men våga också bryta in, sammanfatta och testa om man är redo gå till beslut.
Inled mötet med att tala om att du – med respekt för allas tid – skulle uppskatta om alla under själva mötet är med och bidrar.
Meddela att “vi kommer att ta några avbrott där ni får chans kolla mail och annat”.
Boka inte in ett tretimmarsmöte om det är realistiskt tro att det kan klaras av på två timmar.
Planera själv eller ta hjälp av någon med att välja vilka digitala verktyg som kan avgränsas till mötets deltagare och bidra till mötets syfte och mål.
Rigga för medverkan och inte bara närvaro eller deltagande.
Utse någon eller några “funktionärer” som bara har uppdraget att citera och skriva sammandrag, om du vill ha en liverapportering ut till omvärlden.
Se till att alla (eller valda grupper av) medverkande sammankopplas både före, under och efter mötet.
Jörgen Dyssvold den 12 januari 2015
1 note
·
View note
Photo
Gott nytt eventår!
Mer naturligt vore kanske att tillönska er alla ett gott nytt mötesår. Men, rubriken får manifestera en av de mötestrender vi tror vi kommer få se mycket eller mer av under 2015 nämligen att möten kommer bli mer som event.
Du får gärna citera ur texten om du hänvisar och länkar vidare till originalartikeln på motesskolan.tumblr.com.
Möten blir som event
Ut med det gamla, in med det nya. Det blir allt vanligare att mötesarrangörer framför önskemål som “lite mer som TED” eller “typ ett hackathon”. 2015 blir förhoppningsvis året då vi får se mindre av låååånga och powerpointöverdoserade föredrag.
Precis som på webben kan kortare introduktioner länka vidare till fördjupningar i form av rapporter eller temaseminarier. Tänk interaktivitet, utnyttja nya digitala möjligheter, tempoväxlingar, förinspelat material t ex intervjuer med utvalda mötesdeltagare, livemusik eller DJ är några tips på hur du gör ditt möte till ett event. Inspireras av hur man skapar tv-serier, teaterföreställningar eller dataspel. Överraska!
Fler tips i detta tidigare inlägg “Fem anledningar till att ditt möte upplevs som tråkigt”.
Omnikanal
Är ett begrepp som kommer från handeln där det handlar om att fysisk handel och e-handel kommer smälta samman. Detta till ett läge där vi t ex i butiken kan få mer information om varor via våra mobiler, i en app skapa en varukorg, som man sedan checkar ut och väljer om man själv vill ta med sig varorna hem eller få dem hemleverade.
I mötessammanhang får omnikanal betydelsen att vi kommer kunna delta i möten på olika sätt. De kommer att designas för ett deltagande fysiskt och/eller på distans. Vi kommer att erbjudas båda dessa alternativ och kombinationer, kanske att delta på plats fram till lunch, sedan “ta med oss mötet därifrån” och följa det vidare i mobilen eller paddan, med tillgång till samma möjligheter att “delta” i mötet oberoende om det är fysiskt eller digitalt.
Nya tider och nya platser
Nio till fem, not so much more! Man pratar om Bleisure och att fritid och arbete smälter samman. Gränser i både tid och platser börjar suddas ut. Det kommer resultera i att b��de platser och aktiviteter blir mindre av antingen eller jobb eller fritid.
Vi kommer vara i tjänst och lediga på en och samma gång, resa på kombinerad affärs- och nöjesresa - s k “bizcation” och göra affärer med våra “kompisar”. Kontoret kommer finns med i fickan, under armen eller på ryggen och vi kommer ha beredskap att koppla upp oss och jobba där och när det behövs. Arbets- och mötesplatser kommer bli mer “vardagsrum” och vi kommer söka efter nya typer av platser där vi kan mötas eller arbeta mer lustfyllt.
Från uppkopplad till inkopplad
Från början var telefonen fast och väggmonterad. Senare kom mobiltelefoner, men de kunde man bara prata i och hade därför avstängda. Vi var nedkopplade. När möjligheten att skicka text kom hade vi dem på lite i smyg men ombads stänga av dem. Sen kom sociala medier och de som arrangerade möten såg möjligheten att genom deltagarna få sina budskap spridda långt utanför mötesrummets gränser. Ha gärna mobilerna på och twittra!!!, löd det nya budskapet och vi blev uppkopplade. Men, mötesdeltagarna är idag inte längre närvarande. Istället svarar man på mail, planerar kvällens middag eller förbereder nästa veckas möte.
Ett nödvändigt nästa steg måste därför bli att göra mötets deltagare “inkopplade”. Det åstadkommer man t ex genom att samla de funktioner som hör till mötet i en app eller på en eventspecifik webbplats. Vi kommer att få se en rad nya spännande tjänster för mötet som lanseras de närmaste åren. Flera redan 2015, något vi kommer återkomma till redan om några veckor.
Hälsosamt hållbart
Hållbarhet kommer få en fjärde dimension som är den egna livsstilen. LOHAS står för Lifestyle of health and sustainability och är en stark global livsstilstrend. De som ansluter sig är vuxna en bit in i livet och som inte längre upplever sig få tillfredsställelse av en ständigt ökande konsumtion. Man funderar över vilken påverkan livsstilen har på vår värld och omvärld, men också gentemot oss själva. LOHAS-anhängarna är en välbärgad medelklass som lägger mer pengar på ett bra boende, upplevelser, närodlat, supermiljöbilar och hälsa och mindre pengar på prylar och kläder. Man springer, cyklar, deltar i lopp och äter ekologiskt. LOHAS deltar också vid möten och event.
Vid flerdagarsmöten kommer vi förvänta oss mer tid för fritid och mindre av obligatoriska dagliga 12 timmars program. Vi kommer vilja ha möjligheten att gå på bio eller springa en runda på kvällen. Vi kommer förvänta oss en större valfrihet när det gäller mat och dryck där alkoholhaltigt inte längre är normen. Kanske kommer “walk & talk” bli ett nytt mötesformat och kanske någon kommer testa idén att kombinera ett möte eller en föreläsning med ett spinningpass.
Gruppskapande
Nya tjänster och produkter finansieras med crowdfunding där en stor mängd människor köper andelar eller bokar och betalar för en produkt eller tjänst innan den skapas, vilket gör att man samtidigt får in pengarna som krävs för att kunna ta fram produkten eller tjänsten. Kedjor som Starbucks låter, via crowdsourcing, sina konsumenter vara med och ta fram och diskutera sortiment, tjänster och hur caféerna ska se. Vi lever i en helt ny tid där konsumenterna idag förväntar sig att få delta i utvecklingsarbetet, som sker i ett öppet idé och diskussionsutbyte mellan användare och leverantörer.
Även vi mötesarrangörer förväntas bjuda in mötesdeltagare och andra att delta i vårt utvecklingsarbete. Crowdsourcing kommer att bli ett inslag också vid möten. De som ska delta vid möten kommer t ex via crowdsourcing i förväg kunna vara med och ge förslag på vad mötet ska handla om och rösta på en rad olika förslag på ämnen, aktiviteter och medverkande. Genom crowdfundingmodellen kan man lansera det som ännu bara är en idé om ett möte eller event, öppna för “förhandsbokning” och besluta om eventet ska genomföras först när man ser hur stort intresset är.
Jörgen Dyssvold den 31 december 2014.
1 note
·
View note
Photo
God jul och några tips för julefrid
Så här dan före dopparedito vill vi från SF Bio Konferens & Event och Mötesskolan önska er alla en God jul och ett Gott nytt 2015. Om dryga veckan väntar ett nytt spännande år som ser ut att bli (ännu) ett riktigt spännande och nyhetsrikt.
Vi hoppas att julefriden nu infinner sig dessa årets sista dagar. Ta hand om varandra och våga bejaka att “less is more”. Det ger oss mer tid för varandra. I slutänden sitter trots allt alla minnen av ögonblick och upplevelser tillsammans starkare än alla fysiska saker. Minnet vi bär med oss är nästan alltid av måltiden, inte maten i sig.
Vi passar också på att dela med oss av några tips på hur du kan skapa lite extra julefrid.
Duka för samtal.
Placera ut fråge- eller konversationskort vid varje plats. Eller, placera ut saker på bordet som kan bli “snackisar” att prata om. Ett roligt sätt att göra bordsplacering är med foton på personerna istället för namn.
Ge bordet liv.
Anledningen till att vi började ta in julgran var att det var ett sätt att ta in levande natur som skulle ge ny kraft och energi under årets i dagsljusbemärkelse mörkaste tid. Förutom gran kan du ge bordet liv med blommor, växter, ett fat med granris och is som kylbädd till dryckerna. Kryddor i krukor insvepta i vackra papper med band eller snöre runt blir också ett vackert inslag.
Facilitera samtalet.
Vid ett stort bord blir det lätt många små parvisa samtal. Som en god värd kan du träda in och starta ett bordsövergripande samtal. Hjälp de som inte har naturlig fallenhet för att ta plats in i samtalet, t ex “men du Elin, kände inte du någon som…”. Se till att bordet är dukat med låga arrangemang, ljuslyktor och annat som inte skymmer sikten. Utbringa gärna en gemensam skål och sjung en dryckesvisa.
Lite mindre av alkoholen.
För många är alkoholhaltiga drycker självklara till julmaten. Värt att tänka på är att det idag finns mer spännande alkholfria drycker än någonsin förr, t ex olika alkoholfria öl, drycker på frukter, bär och annat. Glädjande nog rapporterar Systembolaget en kraftig försäljningsökning av alkoholfria drycker nu till jul. Se till att det finns flera alkoholfria alternativ till den som så önskar. Du som väljer alkoholhaltigt: tänk på att lagom är bäst och varva gärna med alkoholfria drycker.
Photo by matee (CC 2.0)
0 notes
Photo
Fem enkla knep för att lyfta “vardagsmötet”
För någon vecka sedan hamnade jag i ett samtal om möten med en tjej som jobbade på ett läkemedelsföretag. Vi diskuterade att man vid större möten och evenemang idag oftast lägger ner extra möda på att lyfta mötet. Men, hon undrade om jag hade förslag på hur man får det där vardagsmötet att lyfta? Alla de där veckovisa avdelnings- eller ledningsmötena.
Här kommer några lätt genomförbara förslag du kan ta till för att ge ett av dina vardagsmöten nytt liv och förhoppningsvis ett annat resultat.
Individuell reflektion
Ge deltagarna 3-5 minuter att under tystnad och enskilt fundera kring en specifik fråga eller utmaning. Be dem skriva ner sina tankar och efter tankepausen redovisa vad som dök upp. Att jobba enskilt i möten kan bli en icebreaker när ni kört fast i en fråga.
Jobba med post-it
Låt deltagarna skriva ner sina idéer på post-it lappar. Lägg ett blädderblocksark mitt på bordet där deltagarna “postar” sina idéer efter hand man presenterar dem, laget runt. Dubletter postas ovanpå varandra och likvärdiga förslag grupperas i “kluster”.
Titta på film
Ett enkelt sätt att ta in en “gästföreläsare” utan att behöva boka och betala för den. Det finns massor av intressanta inspelade föredrag på nätet, inte minst tiotusentals TED Talks på TED.com som är fria att visa så länge det inte är ett möte du säljer biljetter till.
Byt miljö
Flytta mötet till en annan lokal eller miljö, inom eller utanför företaget. Om vädret tillåter kanske mötet kan hållas utomhus. Rummet har stor påverkan på mötet och en ny miljö kan vitalisera och göra att mötet också får ett nytt innehåll.
Gör annorlunda
Varje vecka samma sak. Samma agenda, samma diskussioner och samma invändningar. Som mötesledare kan du bryta mönstret genom att göra någon del på ett annat sätt eller lägga till något helt nytt. Till exempel ägna ett helt möte åt en enda fråga.
Jörgen Dyssvold den 9 december 2014.
Photo: Martin Fisch (CC 2.0)
0 notes
Photo
Exempel på hur kända chefer bemästrar möten
En av de vanligaste orsakerna till att många upplever möten som dåliga är att det är fel deltagare som medverkar. Det kan röra sig om personer man upplever inte har intresse. Men också vara deltagare man uppfattar som att de saknar kunskap inom det mötet handlar om och därför inte kan delta i diskussioner och beslut.
En annan orsak till dåliga möten är att man kommer dåligt förberedd, något som inte accepteras om man arbetar inom Tesla med Elon Musk som chef. En medarbetare vittnar om att: ”När vi hade möten med Elon så var vi förberedda. För om man inte var det så fick man veta det. Om han ställde en rimlig följdfråga och du inte hade ett svar förberett, så, ja, lycka till.”. Enligt ryktena avskedar han emellanåt de som missar en deadline.
Larry Page, VD på Google är en anhängare av “effektiva möten” och har säkert fog för att mena att vissa möten inte behövs alls. Vidare driver han devisen att ”Inget beslut ska någonsin behöva vänta på att ett möte ska bli av”. En klok tanke och varför inte snabbinkalla till ett kort möte kring en enda fråga när det behövs.
Länk till artikeln på SvD.se
Tänkte avsluta med några av mina råd för en bättre möteskultur som bidrar till bättre möten. Ett förslag är att ta fram en gemensam övergripande agenda, ett antal budord för möten som alla i samband med att man ingår anställning eller samarbete ställer sig bakom och som kanske anslås i mötesrummen. Listan här nedan är bara ett exempel på hur en sådan kan se ut.
Vi deltar vid möten där vi har intresse samt känner att vi vill och kan bidra. Om inte så meddelar vi det i förväg till mötets ledare som då avgör om vi ska delta eller ej.
Vi respekterar andras tid och är därför på plats i mötesrummet när mötet börjar, bidrar till att mötet inte ska ta längre tid än nödvändigt och ger de som behöver möjlighet att lämna mötet vid aviserad sluttid, även om övriga väljer att fortsätta.
Vi kommer förberedda och lyfter inte nya frågor vid sittande möte, med undantag för om de uppstår där och känns relevanta för mötet.
Vi verkar för att låta alla komma till tals, sparar frågor till någon är klar med sitt anförande och uppmuntrar andras idéer och förslag.
Vi respekterar de beslut som tagits även i de fall där vi hade en annan åsikt eller ansåg att ett annat beslut borde ha fattats.
Vi är konstruktiva och presenterar alltid ett alternativt förslag när vi argumenterar emot annat förslag.
Vi verkar för att mötet inte ska ta mer tid än nödvändigt och avslutar mötet när vi anses oss vara klara, oavsett den sluttid som beslutats.
Vi bidrar alla till lustfyllda och passionerade möten där det är tillåtet både att skämta och skratta så länge det är tillsammans och inte riktat mot någon.
Jörgen Dyssvold den 2 december 2014
FOTO: PAUL SAKUMA
0 notes
Photo
Det (nästintill) optimala anmälningssystemet
Att göra en snygg digital inbjudan kostar både tid och pengar. En inbjudan som sedan sprids på en mängd olika sätt och gör det svårt att i efterhand se vilka som bjudits in. När inbjudan – om den väl kommer igenom filter och annat – landar i våra inkorgar erbjuds vi möjligheten att tacka ja men inte nej. Ofta sker anmälan genom att man skickar ett mail till en opersonlig mailadress och kanske först en vecka senare får besked om man är välkommen eller ej.
Det visade sig dessutom att vännerna på SF Bio Konferens & Event inlett ett samarbete med just dessa Invajo och som ger dig som arrangör kostnadsfri tillgång till verktyget inklusive ett antal färdiga mallar. Med detta kan du sedan enkelt hantera inbjudningar, marknadsföra ditt möte eller event, ta emot anmälningar och eventuell betalning samt smidigt via exempelvis surfplatta checka in gästerna på plats.
Nästa gång du bokar ett möte eller event på SF Bio kommer det automatiskt att skapas ett fritt användarkonto du får en webblänk till samt grunden till en inbjudan som du enkelt sedan slutför, lägger till mailadresser, skickar ut inbjudan och väntar på att anmälningarna strömmar in. En ganska god nyhet i ett annars ganska grått och solfattigt november om du frågar mig.
Jörgen Dyssvold den 25 november 2014
0 notes
Photo
Skicka ut mötesdeltagarna
Hemligheten bakom varför många upplever ett ut och gå-möte bättre än det där vi sitter emot varandra är bland annat psykologisk. Forskare har nämligen sett att vi har lättare för att prata om även svåra eller personliga saker när vi inte har direkt ögonkontakt. Du kanske känner igen det från olika samtal i framsätet under en längre bilresa.
Men, även den fysiska rörelsen i sig har stor påverkan på vårt psyke. Mycket forskning har på senare tid visat på sambandet mellan fysisk aktivitet och vår förmåga att vara fokuserade eller kreativa. Vid en promenad eller joggingrunda stämmer det att vi “rensar hjärnan” genom att vi samtidigt bearbetar och sorterar undan tankar och intryck.
En annan fördel med att ge sig ut på en promenad är att det innebär miljöombyte. Vi får nya intryck, kan hitta nya associationer i saker och personer vi möter, vi utsätts för andra dofter och så vidare.
Det har också visat sig att vi har lättare att lösa problem under rörelse än stillasittande. Egentligen säger det sig självt. Under en promenad syresätts hjärnan bättre och bör därför kunna vara mer effektiv. Genom regelbunden fysisk aktivitet ökar vi kroppens förmåga att syresätta blodet, vilket gör att både hjärnan och kroppen blir piggare också vid vila.
En god idé kan alltså vara att lägga in en “ut och gå-uppgift” under ett längre möte. Ge deltagarna en frågeställning eller uppgift att lösa under en kvarts promenad, reflekterande enskilt eller genom samtal i par. Prova både varianten med att låta deltagarna sitta kvar i rummet och jämför sedan med att låta dem lösa samma uppgift under promenad. Du kommer att bli förvånad över resultatet.
Photo: Tulane Public Relations (CC 2.0)
0 notes
Photo
Fem anledningar till att ditt möte upplevs som tråkigt
Det saknas en personlig touch:
Gör de medverkande mänskliga, ge dem lite färg. Ett exempel Ryan nämner och ofta tillämpar är att presentera varje talare med några personliga detaljer och kanske visa en bild på dem som barn. Det urholkar inte auktoriteten utan bygger bara förtroende när vi upplever en person som mänsklig, när vi får veta att någon också är mamma, pappa eller fotbollstränare förutom att vara VD eller forskare.
Lokalens layout är ineffektiv:
Att placera medverkande bakom podier eller talarstolar är inte att göra dem tillgängliga för publiken. Bisnow jobbar istället med att bygga upp scenen som ett vardagsrum. Man möblerar sedan så publiken kommer nära scenen och varandra. Det gör inget om man kommer åt varandra knä mot knä eller axel mot axel, det bidrar istället till en starkare känsla av gemenskap mellan deltagarna.
Det saknas “vibe”:
Om du vill skapa känslor kan du inspireras av till exempel hotellindustrin. Spela bakgrundsmusik i mingelområden och möteslokaler innan programmet börjar, tänk på atmosfären (ljud, ljus, doft, färger, material). Lägg in upptempolåtar som Avicii eller Katy Perry för att tillföra energi till mötet. Vi människor älskar musik!
Det är för mycket innehåll:
I första hand går vi på möten och event för att connecta med andra. Dom ser ditt möte eller event som en “plattform” för att lära känna nya, inleda relationer, hitta nya vänner, inleda samarbeten eller hitta affärsmöjligheter. Trots detta faktum lägger de flesta mycket fokus och tid på vad som händer i möteslokalerna och lite på det utanför, mellan. Ge mer tid för nätverkande och sociala aktiviteter alltså.
Man använder inte data som bas för innovation:
Mät allt som är möjligt och experimentera. Bisnow loggar hur många som kommer på de olika aktiviteterna, när de kommer och när de väljer att gå. De lägger möten och event på olika dagar och tider för att se var och när men får den mest engagerade publiken. Man loggar allt man gör, samlar in och framför allt utvärderar all insamlad data.
Jag instämmer i alla och tycker det är en bra sammanfattning, när man pratar om större möten eller event. Vad som gör att man upplever mindre möten som tråkiga berättar vi i lektionen “vad gör skillnad mellan bra och dåliga möten?” som ingår i Mötesskolan. De tre vanligaste orsakerna som kommer upp i undersökningar är: de är dåligt planerade, dåligt ledda och fel personer medverkar. Alltså kan du komma långt bara på att följa dessa tre råd: planera mötet, led mötet och var selektiv med vilka som bör och ska medverka.
Jörgen Dyssvold den 19 oktober 2014.
Foto: Ryan Begelman av Max Levine Photography (Källa: Bizbash)
2 notes
·
View notes
Video
vimeo
15 minuter är den nya timmen. Tredje kortfilmen med delar av innehållet i Mötesskolan.
0 notes
Video
vimeo
Andra filmen med delar av innehållet i Mötesskolan sammanfattat som ett antal kortfilmer. Denna om vilka fantastiska saker som kan hända när vi tänker tillsammans.
0 notes
Video
vimeo
Delar av innehållet i Mötesskolan finns nu sammanfattat i ett antal kortfilmer. Denna om vikten av att ha mål och syfte innan man börjar planera.
0 notes