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働くことはきっと楽しいこと。タスク管理を通じて、いいとこ取りを目指して試行錯誤するブログ
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ブログ引っ越しました
こちらに引っ越しました。
http://m-kawaguchi.hatenablog.jp/
タスク管理の話をメインコンテンツに更新頑張ってます。
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【番外編】鞄とタスク管理の話
先日、かばんの中身の取捨選択とタスク管理のコツという記事を公開しました。
実は、東京ライフハック研究会（東ラ研）でお会いし、以後Twitterで仲良くさせていただいている 小鳥遊 (@nasiken)さんと偶然テーマと公開するタイミングが重なりました。
最近、記事書いてから公開するまでに一晩寝かせて、よく読んで仕上げをするということをしていた矢先のまさかの出来事でした。
小鳥遊 (@nasiken)さんの記事はこちらです 鞄を変えると整理がはかどる - ForGetting Things Done
少し引用させていただきます。
不安が少なくなる 鞄の中にあるものが半強制的に整理されたことで、「鞄の中には、どこにあるかわからなくて、探したら鞄の中から出てきてしまう可能性のある物」が無いという安心感 鞄を変えると整理がはかどる - ForGetting Things Doneより
「把握」による精神的負担の軽減 この安心感は、タスク管理における「収集」プロセスの効能です。自分の持ち物を明確に把握できていることによる、精神的負担の軽減 鞄を変えると整理がはかどる - ForGetting Things Doneより
常に「やらなくてはならないこと」に注意を払い、漏れなく実行するのは無理があります。 これは非常にストレスですが、タスク管理をして仕組み化できるとだいぶ楽になります。
小鳥遊 (@nasiken)さん同様に私もまさにそうだと思うのが、こうした「把握」によるメリットなのですね。
以上、番外編でした。
それではまた。
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かばんの中身の取捨選択とタスク管理のコツ
photo credit: tim caynes via photopincc
はじめに
荷物を持たないことは自由の象徴？
電車通勤を何年も続けているとはち切れんばかりの"何か"が詰まったかばんを持っている人に出会います。重そうに抱えている姿を見るとその都度、何が入ってるのだろうと興味を持ちます。
というのも実は、かばんの荷物に関しては私はこだわりと問題意識を持っていて もう何年も継続的に取り組んでいる重要なテーマの１つだからです。
単に物を持つということだけだと、ただ重いだけですから、せいぜい生じたとしても肩こり程度。
それだけならば、我慢しようでも構わなかったのですが、たくさんの物を持つこと自体の原因を考えた時にそもそも別の問題が原因であることに気づきました。
考えるきっかけになったのは、 荷物を持たないこと をステイタスのようにしていた人に過去出会ったことでしょうか。
手ぶらで通勤していたことをある種、誇らしくしていたのを覚えています。
当時は訳がわからなかったのですが、今なら当時とはもう少し違った解釈をすることでしょう。
それは、自由の象徴 だったのです。
かばんは不安でいっぱい
かばんの荷物に関して問題意識を持つ前の私は、たくさんのものを持ち歩きました。
さすがに重かったので、かばんを痛めることも多々あり丈夫なものに変える過程でかばんを大きくしました。しかし、不思議なことに、かばんのサイズを変えても常にいっぱいでした。
これは何故なのか考えました。
行き着いた答えは、必要か不要かは重要ではなく、必要かもしれない という不安が荷物を増やしていたのでした。現象を引き起こす原因への対処をしていないのですから、入れ物を変えたとしても荷物が減らず重量が増すのは当然だったのです。
しかも、荷物が増えているのですから悪化しているようにすら見えます。
お気付きの方は、いるかもしれません。 タスク管理の話なのに、かばんの話をしているのは何故なのかと。
実はこの話。 タスク管理にそのまま置き換えることができます。
タスク管理とかばんをアナロジーで考える
時間は有限資源です。 過ぎ去った時間は取り戻せません。
この認識は絶対条件。 タスク管理をする上で、重要なのはこの資源をいかに有用かつ効率的に使うのかです。
昨年、読んだアナロジー思考という本に、かばんをアナロジーして組織設計するという話がありました。
アナロジー思考についての詳細は書籍を参照していただきたいのですが、
アナロジー思考とは、アイデアを異なる世界から「借りてくる」ための手法 アナロジー思考 p.79
であるとされています。
1章に「かばん」と「予算管理」のアナロジーという題のケーススタディがあります。 一見すると別問題のようでも、「構造的類似」していることを体験させてくれる話です。 (※私は、読書をしていて1章からすでにゾクゾクとしました。楽しくて仕方がなかったです)
タスク管理も「構造的類似」をしているので、同様の思考を取り入れることができます。
どうするべきなのか
少し制約を設けさせてください。
ルールは3つです。
かばんのサイズは変えられないこと
今使っているかばんより一回りサイズが小さいこと
今使っているかばんは使えないこと
サイズが変えられないのにもかかわらず、今よりもかばんが小さく収納できる量が少ない。 あれもこれも詰め込みたくなる訳ですが、どうしても溢れてしまいます。 どうしますか？
1. 仕切りを設けよう
はじめに、仕切りを設けることから始めます。 物を持ちたいのですが、入れる場所を決めるのがすぐできることですね。 自然にそうなっていることもあるでしょう。
タスク管理も同様に仕切りを設けます。つまり、時間帯です。
本家シゴタノでは、時間帯をコンテキストと呼んでいますね。
SP03：「時間帯」というコンテキストでタスクを管理する | シゴタノ！
この辺りは時間術を扱う話でよくされる話ですが、時間帯によって取り組むタスクを変えるだけで、随分と効率が変わります。
タスクには、頭をフル回転させて取り組まないと進まない難しいものと単純作業で頭をあまり回さなくても処理できるタスクがあり、タスクは優先度や重要度だけでなく、内容によっても処理に適切な時間帯は変わってきます。
タスクを適切な時間帯に配置するためには、まず時間帯を設けることが重要になります。 できれば、午前中や午後という大きな枠ではなく、もっと小さな単位が望ましいです。
小さな単位の枠を設けると、枠の中に配置するためには問題を小さくしなければ収まらないからです。
ルール1の「かばんのサイズは変えられないこと」は守りましょう。
2. 仕切りの大きさを決めよう
有名なポモドーロテクニックでは、一回の仕切りの大きさが25分です。 25分何が何でも集中して、5分休みます。 サイクルを繰り返すと仕事が進むというわけですね。
適切な仕切りの大きさは、自分のリズムと合わせるといいと思います。
私は、2時間に設定しています。 参考までに。
経験上の話をすると、少し物足りないくらいがちょうどいいです。 あと、ポモドーロテクニックは、ものすごく疲れますので多用はしないほうがいいです。
枠自体を今より、小さくしました。 ルール2「 今使っているかばんより一回りサイズが小さいこと」です。
3. 仕切りの順番を決めよう
ここまで出来たのであれば、どの枠にどんなタスクを割り当てるかという話になります。 注意したいのは、タスク個々の優先順位ではなく、仕切りに割り当てるべきタスクで考えることです。
枠自体の優先度を決めると、タスクは定まりやすいです。
私の場合は 仕切り(時間帯)は
4:00-6:00
6:00-8:00
8:00-10:00
10:00-12:00
12:00-14:00
14:00-16:00
16:00-18:00
18:00-20:00
20:00-22:00
23:00-4:00
なのですが、7:30-8:30, 10:30-11:30, 11:30-12:30が 頭がクリアで物事に取り組みやすい時間帯なので、重要なタスクはここに割り当てをしています。 ここの出来が一日の出来を左右します。
4. 溢れた物は外に出してしまおう
それでも溢れるタスクは、考え直すべきです。 重要なのにできなかったことなら、割り当てる時間帯を翌日以降変えてみます。
ルール3. 「今使っているかばんは使えないこと」です。 枠も小さくしたのですから、入りきらなくなるのは自然です。
判断せざるを得なくなりますから、入りきらなくなるという事実が大事です。
ただ、何日も残るようなら、必要でなかった可能性も高いです。 思い切って、やらないという判断をしましょう。 つまり、捨てましょう。 いきなり捨てるのが怖いのならば、ゴミ箱を用意すれば良いです。 メモ帳にでも書いて放置します。 必要ないものは、そのうち忘れます(笑)
おわりに
いかがでしたか？
アナロジー思考は、昨年読んだ本の中でTOP10には入る間違いなく出会ってよかった本でした。 もし関心を持たれた方は、ぜひ手に取っていただきたいです。
ただ、抽象概念や抽象思考を扱うので向き不向きはあるかもしれません…
「かばん」というのは実に身近で、良い思考の訓練になります。 思考を飛ばすと、タスク管理にとどまらずもっと遠くへ行けるでしょう。
物を持つことで不安への対処するは、本題ではなかったので詳しく書いてなかったので、補足すると、大概の人は、カバンの中に入れた物の収納回数や使用日時なんて記録してないはずですから、数字による裏付けもできず、なんとなく判断することに頼らざるを得ないのです。
このなんとなくが厄介で、なんとなく判断するときは、だいたい楽観的になります。
楽観的にかばんに詰め込むから重量が増えていくわけですね。 所持できる量は決まっているのに、無謀にも膨大なタスクを詰め込みできると信じ込むのと同じです。
これこそ不安の正体だと思っています。 制約を意図的に設け、判断をする一連の流れを仕組み化することで楽観的に判断できない状態を作り出すわけですね。
だからこそ、良い訓練になります。
それではまた。
(3674 文字)
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大事なことに集中する時間をもっと増やすために
はじめに
少し前のことになりますが、2017年・年始に読もうと決めていて読んだ本がありました。
それは、 大事なことに集中する ー 気が散るものだらけの世界で生産性を最大化する科学的方法 - カル・ニューポート, 門田 美鈴です。
表紙にも書いてありますが、
成果を最大化する働き方 = 費やした時間 ✖️ 集中度
わかりやすく、"成果を最大化する" を生産性とひとくくりの言葉にしても、問題はないでしょう。 とても良い本で、今も見返しています。
この頃、労働環境を変えようという動きが活発で目先の動きや議論だと、残業をなくそう・減らそうという動きが目立ちますね。
プレミアムフライデーとは？ 月末金曜日は午後3時の退社を推進へ 「時給で働く人は...」様々な意見あがる
残業上限は月６０時間、繁忙期１００時間 政府が改革案：朝日新聞デジタル
残業を減らすために、生産性を高めて少ない時間で同じことをしましょうという話です。 (考えるべきことは他にあると思いますが)
ここでは生産性についてはサラッと流すことにしますが、私も、もちろん生産性を向上させたいと日々思っています。
ただ、私は本当は「仕事をもっとしたい」です。
正しく書くのならば、少し違います。
「大事なことに集中する仕事の時間をもっと増やしたい」のです。
集中とフロー体験について
大事なことは何かと考えた時に、「集中」というテーマは避けられません。
※本記事では、主に集中する先は仕事に対してとします
「集中」して物事に取り組まないと進めづらいことがあるからです。
そして、「集中」して、物事に取り組めると没入している状態になることがあります。
周りの物音が気にならなくなって、時間を忘れるアレです。
この状態の時は、フロー状態になっているのかもしれません。
フロー状態というのは、心理学者のミハイ・チクセントミハイによって提唱された概念です。
私はこの状態に入る時間を増やすことを目指しています。
大事なことに集中するの中でも、フローについては触れられており、このように説明があります。
チクセントミハイのＥＳＭに関する業績は、それまで一〇年間展開してきた理論を実証する一助となった。「最高の瞬間は通常、人の身体や心が自発的に限界まで引き伸ばされ、何か困難でやりがいのあることをなしとげたときに生じる」。チクセントミハイはこの精神状態を〝フロー〟と呼ぶ。 (大事なことに集中する ー 気が散るものだらけの世界で生産性を最大化する科学的方法 - カル・ニューポート, 門田 美鈴 より)
そしてもう一つ重要なことについても、書かれています。
フロー体験が多いほど、それだけ人生の満足度は高くなる。人間が最高の状態にあるのは、何かやりがいのあることに深く没頭しているとき (大事なことに集中する ー 気が散るものだらけの世界で生産性を最大化する科学的方法 - カル・ニューポート, 門田 美鈴 より)
実体験に即しても記憶に残るような成果を得た時には、フロー状態を経験していて満足感がありました。
ハッキリいって楽しい
そして、もっと単純にフロー体験を追求するのは刺激的で快楽を伴うもので、楽しいです。
このことから、私は、フロー体験の時間を増やすことをタスク管理における重要テーマに設定しています。
集中力こそ生産性の要
ここで１つ衝撃的な話を。
現代の人間の集中力は平均8秒しか持たず、金魚に劣る傾向があると言う調査結果があります。
[PDF]Attention Spans, Microsoft Canada - Microsoft Advertising
テクノロジーの発達で、スマホ、PCなどは我々の注意力を奪います。便利なツールで私も手放すことはできませんが、悪い側面もあります。これが集中力を阻害するわけです。もちろん、フロー状態にもなれません。
特に「考える」必要のある仕事だと集中力は必須であり、いかに集中力を発揮するかが、大事なことに集中するの中でも書かれている通り
生活がディープ・ワークの結果にかかっている (大事なことに集中する ー 気が散るものだらけの世界で生産性を最大化する科学的方法 - カル・ニューポート, 門田 美鈴 より)
のです。
しかし、現実には、集中状態に入るのは難しい。 にも関わらず、集中状態を阻害するのは、とてもとても容易です。
集中、そして、フローに入る為に
ここからはタスク管理の話です。集中状態もフロー状態も阻害するのはとても簡単です。 緊急度が高い割り込みのタスクと言い換えれば、タスク管理をしている人にはよく伝わることでしょう。
集中するために私が気にしていることを少しまとめてみます。 これもするといいよという話があれば、ぜひ教えて欲しいです。
集中力の発揮を阻害する要因を排除する
場所を変える
強制的に意識を切り切り替えるタイミングを設ける
メールやslack、その他コミュニケーションツールを常時起動しない
リラックスしきった状態を作らない
一定のリズムを刻むことができるBGMを選ぶ
ランニング用の音楽 (BPM 160位)
ラジオ
体の状態を整える
ブドウ糖の摂取をする
カフェインの摂取をする
ビタミンC・ビタミンB群を摂取する
オメガ3脂肪酸(α-リノレン酸)の摂取をする
朝から昼にかけての食事は低GIを目指す
さあ、何から始めますか。
それではまた。
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寝不足は高く付く
はじめに
久々に寝不足の状態で仕事に取り組んでしまいました。
とてもよくありません。反省すべき行為でした。
寝不足の直接の原因は、深夜に家の周辺が騒がしくて目覚めてしまったからなのですが、眠りから目覚めてしまったのは、悪い習慣を重ねていたことが大きな要因です。
思い当たる悪い習慣
寝る直前の食事
寝る直前のカフェイン摂取
寝る直前のスマホいじり
悪い習慣というのは、どうしてこうも実行しやすいのでしょうか。
失敗体験を重ねてきたからこそ、悪いとわかっているのにも関わらず、少し気を抜くと実行してしまいます。
どれも良くありませんでした。
何が起きたか
朝起きて行動を始めた段階ですでに強い眠気がありました。
普段より随分と短い時間しか睡眠を取れていないのですから当然です。
悪い習慣を寝る直前にしていたから、眠りが浅くなり結果として、音に反応しやすい状態を作ってしまって騒々しいと感じて起きてしまったわけです。
普段なら、影響を受けるほどではなかったはずです。
そして、その状態で目覚め、仕事に取り組むことになります。
午前中は、まだなんとかなったのですが昼の時間の後の15:00頃、吐き気のような眠気・頭痛が起き、思考力が落ちたのがはっきりとわかりました。
一時しのぎの為にさらに悪い習慣を重ねる
この状態では普段通り仕事に取り組めません。
なので、多少なりとも普段の状態に近づける一時しのぎのために、さらに悪い習慣をお金を払って重ねることになります。
カフェイン摂取です。
眠くなった時間帯に摂取したのは主に飲み物でしたが、これだけの飲み物を摂取しました。
栄養ドリンク
眠気覚ましのドリンク
清涼飲料水
コーヒー数杯
その後の行動にも悪い影響を及ぼす
普段なら仕事の後、自宅に帰り家事や軽くランニングをして眠りにつきます。
朝型にシフトしたので多くのタスクの実行はしないものの、タスクはゼロにはできません。
しかし、ほとんどすべてのタスクをキャンセル。
家事をする余裕がなかったので、お弁当を買うことで済ませたのですが、ここでも予定外の出費が発生しました。
睡眠は行動の要
「睡眠時間を削ってでも〜する」美徳のように語られる文章です。
他人が寝ている間に、少しでも多くのことをすることで差をつけたいと思って、私もしていたことがありました。
しかし、今はもうしません。
睡眠時間を削ると、短くても翌日または翌々日まで悪い影響を及ぼすことがわかっているからです。
タスク管理をするようになってますます思うのは、 睡眠というのは、タスクの中でも最重要タスクであるということです。
ここだけは、削ってはいけないと強く思いました。
それではまた。
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inboxをどこに置くか問題
inboxに適したいい”場所”が見つからない。
GTDの「収集」フェーズのinbox
これは、気になることを全てを一旦inboxという置き場に仮置きすることです。
実際にすべきかどうかの判断は、後の工程ですべきことなのかの判断をするのですが、”気になること”と”すべきこと”の工程を分けることで、 今すべき・重要だと判断したことから意識を逸らさなくてよくなるので、自信を持って取り組むことができます。
実に合理的で、明快です。
私は、この考え方が私は好きで実践しています。
しかし、一つ問題意識があります。 それは、なかなかいい置き場がないことです。
質より量
inboxに気になることを収集するフェーズでは、重複や粒度などをあまり考えない方が良いです。
ブレインストーミングの考え方に近く、質より量を重視した方が気になることをより発散できます。
このような曖昧な情報を扱うときは、アナログツールの方が自由度が高く扱いやすいので、紙に一度書き出してから、必要かどうかを判断します。 そして、タスクとして設定し管理をします。
なので、デジタルとアナログもデジタルも併用するのですが、 紙の場合はデータとして扱いにくく再利用しづらいのが最大の欠点です。
やはり、デジタルに集約したい
PCやスマホなどでいつでもどこでも便利に使えるアプリもWebサービスもあることは知っています。 しかし、多くのデジタルツールは多機能で、論理性を重視した設計になっています。
収集フェーズでは、多くの機能は不要だと私は思っています。
単機能で今、気になること以外の情報が入ってこないinboxの収集だけに特化したツールが欲しいのです。
今のところこの要求を満たすのは、 Googleカレンダーのおまけのように付いているTodoリストです。
マルチデバイス対応している(APIがあるので外部アプリの実装可)
TODOを扱えること
期日を設定すること
並び替えができること
これだけしかできないことが魅力です。
なければ、作るしかないのでしょうね。
もう少し考えてみることにします。
それではまた。
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早起きを習慣化するためにしてきたこと
はじめに
「早起き」できていますか？
したいしたいと思いつつ、挑戦しては挫折を繰り返し、結局できていない。 そんな経験を私もしてきました。
しかし、今は「早起き」が習慣化していて平日毎朝5:00前には起きるリズムができていて、もうすぐ早起きの習慣も1年の継続を迎えます。
ここのところ、「どうすれば朝早く起きられるのか？」という質問を受けることがとチラホラと出てきました。 この問いに対しての答えは、
「夜、早く寝ること」
なのですが、夜早く寝るために習慣として実行していることもいくつか存在していることに気が付きました。
習慣とは、不思議なもので習慣化する前と習慣化しようとしている途中は辛くて苦しかったのに、習慣化してしまうとなんとも思わなくなってしまっていて、どうやれば朝早く起きれるのかという話を知人から質問されて気づいたくらいでした。
ちょうど、もうすぐ4月。 新生活が始まる時期ですし、今度こそ早起きをしたい人の何らかのヒントになればいいなと思ってこの記事を書こうと思いました。
私も何度も失敗を繰り返してきたので、「早起きをしたい」のになかなかうまくできないという気持ちもよくわかります。
もし、私のこの記事がきっかけで何か良くなったと実感が得られたなら嬉しいです。。
さて、本題に入っていきます。
結論だけ先に述べてしまうと、 「早く起きるために、早く寝る」を実現するには
早起きすることで得られるメリットを強く意識する
記録を取る
良くなった点を数値とトレンドで評価する
の3点が私の場合、特に有効でした。
習慣づくりにおけるステップですので、細かく説明していきます。
「早く起きるために、早く寝る」を実現するための3つのステップ
1. 早起きすることで得られるメリットを強く意識する
そもそも、なぜ早起きしたいのでしょうか？
私は、必要性があったから でした。
仕事をして、家事をして、自分のしたいことをするためには明らかに時間が不足していて、仕事も、家事も、自分もしたいことも思うようにできなくなっていました。 目先の仕事や家事も大事なのですが、勉強をしたり改善をしたり、あるいはやめたりそういった変化ができてないこと自体、ヤバイと感じたことが最初のきっかけでした。
時間が足りないからこそ、タスク管理などに手を出していくわけですが、 それでもうまくいく部分といかない部分は存在します。
変えられない現状に対して、イラついたり不安を感じたりして 時間を浪費するくらいならば、変えてしまえ！と覚悟を決めました。
特に大きな覚悟だったと思うのは、
「夜の時間を放棄することを決めた」でした。
飲み会も、勉強会も極力放棄するようにしました。
夜の時間は、制限がないようにも思えますので、 つい、終電間際までお酒を飲んでしまったりします。
そのようなことをすると、翌日どうなるかはお分かりでしょう。
結果、仕事におけるパフォーマンスは様々な理由から明らかに落ち、良い仕事ができなくなり、本来できたはずの仕事ができなくなり、さらに時間を要するようになります。
するとプライベートの時間は減り、やりたいことを確保する時間もなくなり、さらに睡眠時間も減り、ヘトヘト。
そしてまた、パフォーマンスが落ち…と悪循環に突入します。
どう思いますか？
私も実際に経験してきたことです。
元々深酒するタイプでもなかったので、たくさんお酒を飲む人はもっとすごいことになっていることでしょう。
私は、朝、早起きすることで、夜の活動を諦めることにしました。
その代わり、したいことを確保する時間を得ることにしました。 これはこういうことです。
仕事やプライベートなどの活動で 余った時間 を「自分のしたいことをする時間」にあてるのは無理だと判断し、朝の時間に前倒し することで時間を確保しするようにしました。
この辺りの話は、金持ち父さん貧乏父さんから学びを得たものでした。 お金の話の本ですが、とても学びが多い本ですのでオススメです。
"自分に対する支払いを最後にすると自分が弱くなる。" (金持ち父さん貧乏父さん p.230から引用)
金持ち父さん貧乏父さんの中の一部です。
2. 記録を取る
具体的には、スマホアプリを導入しました。 SleepCycleAlarmClock というアプリを長いこと使っています。
これは、睡眠前に起きたい時間にセットして寝ると寝ている間の寝返りや呼吸・イビキを元に 睡眠の深さ(レム睡眠・ノンレム睡眠)を推測してくれ、睡眠が浅く、設定した起床時間に近い目覚めやすいタイミングを狙ってアラームを鳴らしてくれる優れものです。
このアプリのおかげで、もっと寝たいどんよりとしたつらい感覚から離れることができました。
そして、本項目の狙いである記録が取れます。
自分の睡眠のサイクルを知ることができますので、自分のリズムに合わせた眠りを設計することができるようになります。
最初のうちは、試行錯誤が必要だと思いますが、日中眠くならない睡眠時間が一つの目安だと思います。 自分に合う睡眠時間や条件をまず見つけるといいでしょう。
なお、私は
睡眠時間6時間以上
快眠度60%以上
を目安に設定しています。
3. 良くなった点を数値とトレンドで評価する
記録を取ったのなら、次は数値・トレンドで評価することです。
数値を取り始めると欲が出てきて、日々の改善もしたくなります。
もちろんこれも大事なのですが、
最初のうちは、あえて 無視すること をお勧めします。 習慣を身につける途上にある時は、とにかくつらいからです。
挫折を防ぐために、日々の改善よりも 改善している・良くなっ���いる状態のトレンドを意識する方が大事です。成功と失敗をくりかえし、日々の結果が変動するのは当然だからです。
急ぐ必要はありません。
グラフの中心点を意識し、目指す目標に向かっているのか・いないのかその程度の非常にラフな解釈で十分のはずです。
ただ、これは、数日単位でできることではなく、 最低でも2週間程度の記録は必要だと思っています。 (諸説ありますが、習慣は21日程度の継続で身につくらしいですね）
なので、毎日の睡眠の記録の評価を凝り始める前に、 最初は、 一定期間、記録することだけに注力する ことをお勧めします。
目覚めが悪くても二度寝してもそれは一旦、度外視です。
おわりに
細かい説明を書いていたらさらに長くなってしまうので 箇条書きで、早起きするために「したこと」「やめたこと」を���ント集としてまとめておきます。
上記3つの手段は、下記手段の前段階の話です。 しかし、特に重要だと思うので、詳しく書きました。
下記の細かい話の説明が欲しい場合は、私までご連絡頂ければ何らかの形で説明します。
早起きするために「したこと」
朝日を浴びる
仕事と家事のデッドラインを決める
家事を前倒しした
夜にしたいと思った楽しそうなことこそ翌朝へ先送りする
カフェイン摂取に気をつける
光量を調整、設計した
自分の睡眠サイクルに合わせて睡眠時間から1日の予定を設計する
入眠儀式を持つようにした(2分間深呼吸してから寝る)
早起きするために「やめたこと」
飲み会などの夜の活動
平日飲酒しない(特に就寝前の飲酒は最悪)
食事してからすぐ寝ない
映画など興奮しそうなものは夜見ない
朝はイイゾ
最後に、早起きするようになってよかったことをいくつか書きます。
朝の通勤にストレスを感じることが無くなった
夜明け・朝焼けが美しく気分爽快
活動リズムが全体的に前倒しされる
一定時間のしたいことに充てる事のできるまとまった時間が得られる
出社後には既にエンジンがかかっている状態を作れる
あまり残業しなくなった。(というより、自然とそうなった)
魅力を感じましたか？ ぜひ、今日から試してみてください。
それではまた。
リンク集
SleepCycleAlermClockについて
iOS
Sleep Cycle alarm clock - 睡眠アプリ
Android
Sleep Cycle alarm clock - Google Play の Android アプリ
金持ち父さん貧乏父さんについて
金持ち父さん貧乏父さん | ロバート キヨサキ, シャロン・レクター(公認会計士), 白根 美保子
(3135文字)
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スキマ時間との付き合い方が変わっていたことに気づいた
はじめに
そういえば、最近はスキマ時間を埋めるようなタスク管理というのはしていないと気づいた。
ツイッター経緯で気づくことができた。
うさぼうさんありがとう。
思い返すと、随分といろいろタスク管理の方法もツールも試行錯誤をしてきた。
変化を大切にしてきたため、ある意味では当然だったのかもしれない。
昔と今のテーマの違い
昔
スキマ時間は自然発生するもの
スキマ時間はとにかく活用
=> いかに効率的に無駄なくが主テーマ
今
スキマ時間は存在しない
タスクとタスクの間に休息時間を設けるようになっていた
=> いかに重要なことに集中して取り組むか が主テーマ
昔の発想だと、1秒でも無駄にしてはならない
いかに多くのことを行動すること自体が良いことだと解釈をして、効率よく数多くのタスクをこなすことが一種のゴールで数値管理もしたし目指してきた。
しかし、誤りだった。
それ以前に、実際に取り組んでみるとまず、うまくいくことがない。
理由は、自分の活動にも
収穫逓減のようなものが存在するから。 わかりやすいのが疲労という存在だ
ぼんやりしたり、億劫になってきたり、飽きてきたりするのがまさにそれだ。
もし、幸運にも、目の前のことに没頭することができ、疲れも飽きも感じない状態で100％のパフォーマンスが発揮できたとしても、
起床してから就寝するまで持続するものではない。
大概の場合は、そこまで至れずどこかで予定外の事態が発生し芋づる式に予定が崩れ集中も発揮できずに時間が過ぎ去っていく。
ではどうしたのか
数をこなすより、質を上げようという発想に切り替わった。
欲張って数多くのことをしようとするのではなく、重要なことを見極めて、少量処理する。そのためにまず、一番取り組みやすい環境を作ることから始めた。集中して取り組むこと自体が1日の満足度もアウトプットの量も大きく左右することに気づいたのも発想が変わってきたこの頃だ。
集中すること自体が重要課題であるので、集中しやすい環境・条件と集中を奪う・阻害する条件を明らかにすることをとても意識するようになった。
これは、消費する時間の過ごし方の管理ではなく、どのみち消費する時間であっても、
より価値のありそうな時間の使い方を模索、よりよくしようという意識をするように変わったとも言える。
具体的にやっていること
集中しやすい環境づくり
遮音性の高いイヤフォンをするようになった
外部の音を遮断するというよりは、外部の音の音量を下げる程度で良い。爆音である必要はない。
時報や番組の編成で時間帯がわかるラジオを聴くようにした
どうしても気分に乗らない時は強制的にテンションを上げる。この場合、リズムが刻めるものが良いので、ランニング用のテンポ一定でやや早い音楽を流す
ボサノバ、ジャズ、クラシック、リラックスするような音楽は向いているようで不向き
常時外部とコミュニケーションするツールを開いて待機しないようにした
メーラーやチャットツールのこと。ツイッターやフェイスブックやスカイプ等のメッセンジャーサービスやSNS、スマホの通知全般についても同様。
スマホに至っては、おやすみモードにしていることがある。
とはいえ、チェックしないわけにもいかないので、後述する設けたスキマ時間で一括処理をする(※ただし、事前に緊急度が高そうな内容については例外として通知設定がしてある)
集中力が切れた時に合わせてトイレに行って情報のシャットアウトをするようにした
ブドウ糖を適時摂取するようにした
ミックスナッツやくるみを摂取するようにした
オメガ3脂肪酸の摂取が目的。ただし、過剰摂取は厳禁
イライラを感じたり、眠気を感じたり疲労を感じたら、2分間の深呼吸をするようにした
混乱したりよくわからないことに遭遇した時は、あえて非効率なペンとノートですべきことの整理をする。
紙の大きさという物理的な制約があることで紙の中に収めようと考える。重要なことに注力しやすくとてもいい。
始まりと終わりに、取り組むべきタスクの予実管理する
影響度の大きい重要度順に並び替えた上で、処理する
午前中2時間1セット。午後、1時間1セットのユニットを作るようにした
午後のユニットの間��は疲労に合わせたスキマを設けるようにした
基本的に職場では薄着になるようにした。暖かい状態より、少し寒いくらいが適度
基本的に低血糖でふらつかない程度に空腹状態を維持
終わりは理想線とデッドラインを設定し、デッドラインは仮に仕事が途中でも守るようにした
ざっと書いてみたので、
何らかのヒントになるととてもうれしい。
終わりに
そういえば、ちょうど、少し前に電話は嫌い、非通知出ない 人事も驚く今どきの就活生という記事が話題になっていた。
はっきり言って、私は 驚かれる側 のほうだ。 そして、緊急事態以外は電話なんてしないでほしいと思っている。
電話の何がダメなのかというと、電話をかける側も受ける側もしている作業が否応なく止まってしまうことだ。
加えて、曖昧性が許容される手段なので、目的から逸脱してしまったりして時間を浪費してしまう。
意識的にしているならともかく、気軽な発想で電話をしているのなら、
それは「相手の未来の可能性と時間（命）を奪っている」ということに他ならない。
幸いにも電話は今の職場では発生すること自体が非常に稀なので、
仕事における電話問題は感じていないのだが、
電話を相談だとか話しかけると言った類の口頭ベースのコミュニケーション手段に置き換えるとよく発生する。
そして、電話とこの構図は同じだと思っている。
決して、話しかけるなと言っているわけではなく、
よほど急ぎの用でなければ、事前に連絡をしてほしいというだけのことだ。
なぜなら、目の前のことに集中して取り組むための予定を立て、
集中すべきことに集中をして仕事を終えて、次の重要なことに取り組みたいからだ。
具体的な数値は伏せるが、記録を取っていると集中して取り組める時間は1日の中でもほんのわずかであり、
差し込みという予定外のタスクの比率は無視できないほど発生している。
時間は希少資源であり、たとえ1秒であっても過ぎ去った時間は取り戻すことができない。
昨今の生産性ブームや残業が悪であるというテーマも良いけれど、
自分と他人の時間に対する解釈からまず変わればいいなと思っている。
それではまた。
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タスクの種類によってツールは分けるべきなのかもしれない
はじめに
前回のエントリ(「たすくま」を使ってみて、わかった魅力)を公開したすぐ後、
大変嬉しいことに本家シゴタノ!のfacebookで言及して頂いたり、twitter経由で質問を受けたりしました。
質問は、
”基本に立ち返り、たすくまを購入したとあるが、そのきっかけは何だったか？”でした。
この辺りの話が抜けていたので補足も兼ねて少し前置きをすることにします。
質問の答えは、”ツールを変えてもうまくいかない点があることに気づいたから”でした。
ある意味では、薄々気づいていたツールの向き・不向きを実体験を通じて検証するためだったとも言えます。
タスク管理ツール遍歴
これまでにもタスク管理ツールは、たくさん使って来ました。
タスク管理に使って来たツールの変遷をざっくり並べるとこんな感じでしょうか
タスクシュートを知る, 触れてみる(きっかけは忘れました)
Toodledoを使い始める
RememberTheMilkを使い始める
Toodledo+Togglを使い始める
Toodledo+Toggl+Endtime2を使い始める
GoogleTodoリストを使い始める
Wunderlistを使い始める
Todoistを使い始める
たすくまを使い始める
一番長かったのはToodledoでした。
Toodledoは、少々マニアックなツールでタスクシュート界隈の方々と接点を持つことがなければ、知ったとしても十分に理解できず使うことはなかったでしょう。
Toodledoの最大の良さは、欲しい機能が網羅されていること、独自のリピート機能がとても強力であることの2点だと思っています。
もう知ってから何年も経ちますが、いまだにToodledo以上に強力なリピート機能を持ったツールは無いようにも思います。
ただ、リピートだけに着目しても独自色が強く自在に使えるようになるにはある程度のトレーニングが必要ですし、リピート以外にもUIやリマインダーの仕様あたりに難があり、使い勝手が良くありません。
特に使い勝手も悪さを感じるのは
タスクの追加容易性 です。
思いついた時にはひとまずタスクの種のようなものを記録しておきたいのです。
これがし難い。
補完するようなアプリ等も存在するのである程度はカバーできるのですが、仕様の壁は越えられません。
できることが多いからこそ、しっかりと機能させるにはタスクひとつひとつに詳細設定をする必要があり、容易にタスク追加ができないのです。
差し込みタスクへの対策としての先送り
タスク追加容易性が悪いとどういうシーンで困るのか例を書きます。
予定外のタスク、つまり差し込みタスクがいい例です。
朝、上司から今週中に〜しておいてと言われた。
これは、典型的な差し込みタスクです。
しかし、言われたからといって即座に対応すべきかは別の話です。
言われる前に何かに取り組んでいたわけですから、作業の一時中断をしています。今回は内容の判断した末、期間もあるので即座に対応すべきではなかったと想像できたとします。
こうなると、先送りが有効です。
意図的に先送りをすることで、差し込みタスクのことは、一旦意識の外に追い出すことができ、実行していた“すべきこと”に意識を戻すことができます。
実行していた“すべきこと”に意識を戻すことはかなり大事で、早く戻れるかがパフォーマンスに影響します。
しかし、設定項目が多かったりすると実行していた“すべきこと”から別の事に注意が向いてしまい、“後ですること”で済むことに時間を費やし、ついにはさらに別の事に注意が向き、実行していた“すべきこと”ができなくなってしまいます。
もちろん、余計な事をしているので時間も本来の想定以上に要します。
あとはお分かりですね？
タスク管理の達人は、ほとんどのタスクがリピートタスクらしいですので、そもそも頻繁にタスクを追加する必要もないのかもしれません。
しかしながら、私のようなちょっと詳しい程度の技量と知識を持つタスク管理では、リピートタスクで解決できるタスクの方が少なく、様々な形で差し込みや完了までの工程や時間も見積もりがしづらいタスクが高頻度で発生します。(※実際には繰り返しできるまで洗練されられるからこそ達人です。自然にそうなったわけでもないですし、様々な形で手を打つからこそ繰り返しタスクにできるのです)
だからこそ、一旦受け入れて優先度を判断し、必要に応じて後回しにすることが必要になってくるわけです。
「たすくま」を使ってみて思ったのは、一旦蓄積し、この後回しにするという考え方の管理には向かないと感じたことです。「Toodledo」も同じです。(※細かいことを言うとToodledoの場合は解決できてしまうのですが、前提が崩れ話が複雑になってくるので今回は言及しません）
まとめ
前回のエントリでは、
今まで何度となく失敗してきた経験から「リピートタスク」を活用できる種類のタスク管理だけではうまくいかないことに薄々気づいていた背景がありました。
もちろん、日々行うタスクの大半がリピートタスク化することが可能であり、そうすることで得られるメリットがあることもよく知っています。
過去から学び、改善していく仕組みを得て目的達成することこそ最大の目的であることは知っています。
それでも、です。
「たすくま」を通じてタスクシュートの原点に振り返ることで、理解できていない点・できている点の見直しをして次の手を考えたかったため「基本に戻る」必要性を感じました。
だから、「基本に立ち返る」とひとくくりにしたわけです。
やはりひとつのツールに全部を集約するのは無理があるのではないかと思います。
もう少し踏み込むと
タスクを実行する場所(タスクの種類)によって、ツールを分けるべきで無理してひとつに集約しなくても良いという仮説です。
文字にすると至極普通なのですが、できればなにかに集約したいというのが本心でしょう。
私もそう思ってきたからこそ、当たり前の事実に戻れませんでした。
ここから先は、まさに試行錯誤中なのですが、
次なる手は、
「ツールの特性を考慮して、複数のツールを掛け合わせて使う」
です。
幸いなことに私は多少プログラミングできますし、最近のツールはAPIを持っていたり、Webhookの実装があったりします。
昔はできなかったけれど、���はデータの流れさえ考えれば、掛け合わせて使うことは難しい話でもありません。
ツールの掛け合わせにもアイデアはあるのですが、書き始めるとさらに長くなりそうなので今回は一旦ここで打ち止めにします。
近いうちに公開できるといいなと思っています。
それではまた。
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「たすくま」を使ってみて、わかった魅力
なぜ、買おうと思ったか
いままで3000円超の高価なアプリであったこと、ツールを掛け合わせることで「たすくま」と同等の機能を作り出すことができていること、マルチデバイス非対応（iOSに限定されてしまう）ということから、購入していませんでした。
「たすくま」自体は随分前から知っていて、タスク管理、ライフハック、タスクシュート利用者の界隈でついにアプリになったという話題があったのは私にとっても大ニュースでした。
それからしばらく経ち、今回、購入に至ったわけですが、購入の決め手は、基本に戻ろうと思ったからです。
2017年の1月10日に購入して2週間以上使ってみて、何が良いのかがわかってきたので、少し記しておこうと思います
何がよいのか？
リピートタスクの管理が快適
Googleカレンダーと連動する
タスクの見積もりをすると、すべてのタスクの完了時間が一目でわかる
通知機能がよい
1. リピートタスクの管理が快適
これが最大の良さだとおもいます。 かつ、アプリだからこそ得意とすること。
たすくまでは、タスクを実行すると実行の所要時間の記録が残ります。 リピートタスク設定し２度以上繰り返し実行すると、今回の所要時間だけでなく、実行した過去の所要時間の平均値を算出してくれます。 過去の実績を踏まえて、再度リピートタスクを実行するときに微調整ができるところが特に良いです。
繰り返せば繰り返すほど、精度が上がっていきタスクへの信用度があがっていくからです。
2. Googleカレンダーと連動するのが快適
これは設定すればですが、���定すれば、Googleカレンダーからの予定のインポートができます。複数カレンダーからのインポートと任意のカレンダーへのアウトプットができるので、予実管理が楽にできます。
3. タスクの見積もりをすると、すべてのタスクの完了時間が一目でわかる
これはもはや、説明不要かもしれませんが、 今日実行すべきタスクの見積もりの合計で、すべて実行したとして何時に終わるかと言う目安が出力されます。 これがあることによって、予定を組む段階で無理があるのかわかるわけです。
4. 通知機能がよい
リピートタスクの精度が上がってくると、本当に絶妙なタイミングで通知が来ます。 私の場合だと、朝カフェに移動して着席して、コーヒーを一口飲んでソーサーにカップを置いた時に「移動、終わりました？」と通知がきます。 これによって、自然とアプリを開くことになり、次のタスクを意識することができるようになっています。
強力なアプリです。 再認識しました。
Taskuma – TaskChute for iPhone
それではまた。
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タスク管理すると起きる恐怖とのつきあい方
予定外の差し込みのタスクが発生し、
頑張って考えたタスクリストの消化ができなくなった時、埋め合わせをしようとするが、 埋め合わせをしようとすればするほど、時間に追われ、時に自分の無能さを強烈に感じることがある。
もともと時間が足りていないのだから、できないのは当然なのにも関わらず、だ。
実は、私がタスク管理を始めた初期の頃。
タスク設定をするのが面倒だとか、どうせ計画をたてたとしてもその通りにいかないのだから意味がないだろうなどと様々理由をつけて、タスク管理を諦めては、やはり必要だと復活を試みたりを何度も繰り返した。
タスク管理で、何度も挫折したのだ。
今考えると、おかしな話である。
重要性・有用性を認識していながら、タスク管理が続かなかったのは、何か原因があるはず。 いつしか私はそう考えるようになっていた。
元々、
タスク管理をはじめようとする動機は、時間が足りずやりたいことができないから、考えなくてはいけないことが多すぎて辛いから…等
いかんともしがたい現状をなんとかしようと、前向きな気持ちでタスク管理を始めたはずだ。
ちなみに、
今では、タスクによっては、秒単位でタスクを管理しているものもあるくらいまで上達(?)した。
秒単位でタスク管理をすることを他人に披露すると細かすぎるだとか、そこまでする必要ないでしょ？と言われるレベルで私にとっては褒め言葉だ。
ただし、目的の実現のために必要だったからこうしているだけであって、常に完璧に時間管理をして効率よく動きたいわけでもない。だから、この粒度の精度のタスクは1日に2個だけだ。
タスク管理がうまくできなかった頃、実はこれと大差ない精度(分単位)で1日のタスクを管理しようとしていた。
失敗の原因である。
なぜか？
ここにタスク管理に対しての最大の誤解があるように思う。
タスク管理とは、必要なことを必要なときに実行する手助けをする仕組みなのであって、現状を効率化して全部やろうとする考え方ではそもそもない。
この考え方が基本にあると
設定したタスクは、すべて実行しなくてはならないし、すべて予定通り進行しなければならない。常に効率的に動き、無駄なく行動していなければならない。
これらができるようにタスク管理すれば、おもいのままにことが進むと期待するのも誤りだ。
かなり誇張しているとはいえ、タスク管理に期待するところに合致するところもあるのではないだろうか？
このような誤った期待や解釈をしてタスク管理をすると、ものすごい精度で一切予断を許さず、常に評価されるような状況を自ら作り出してしまう。
実際、タスク管理をしたところで予定通り進行することなどまず無い。 できると思ったことが様々な理由で、できない。
基本に忠実にタスクをリスト単位まで分解し、期限を設け、実行とともに記録を取る。そして、振り返りをする。
すると、基本的なタスク管理をしているのにも関わらず、目の前に現れるのは、予定通り予定をこなせない出来ない自分の存在と未実行として先送りされリストに積み上がったタスク。
タスク管理をすれば するほど、タスクの分解の習慣と記録の精度が上達すればするほど、苦しくなってしまう。
これでは悪化だ。
できなかったときとできたはずのときとの認識にズレが生じるわけだが、このズレこそが恐怖を感じる正体。
いつの間にか、自分で自分の行いを厳格に評価して懲罰してしまっているわけだ。
現実が明らかなのだから、他人のせいにすることもできない。
繰り返しになるが、
タスク管理はあなたを手助けするためのものであって、あなたの行いを苦しめるものでは無い。
ではどうするか？
冗長だが基本なのでおさらい。
すべきことを実行可能な単位まで分解した最小単位がタスク。
タスクの洗い出しをし、並び替えをし、実行すべきことのリストを作る。これがタスクリスト。
タスクリストを適切な時に実行できるよう管理することがタスク管理。
この記事でのログは、タスク消化の際の実際の記録だ。所要時間と同義。
タスクリストを持ち、ログをとるようになると、文字通り一切ごまかしの効かない「ありのまま」が目の前に現れる。できたことも、できなかったこともすべて「ありのまま」だ。
この「ありのまま」の認識と考え方を変えよう。
できる自分に合わせるのではなく、できない自分に合わせる。
ありのままに合わせるわけだ。
その上で、できない自分ができるようになった部分を成果として良くできたと評価をして、次に活かす。
できなかったとしても、ありのままに合わせるのだから基本は今より悪くならない。
現状を変えようと前向きな気持ちで挑戦しているのだから、タスク管理で挫折が生じるなど本来おかしい話なのだ。
それでも挫折するとしたら、やはりなにか大事なところから間違っている信号だと思う。
それではまた。
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なぜ、タスク管理をするのか
時間は有限である。
肉体的・精神的な体力も有限である。
同様に、何らかを意識することにも限界がある。
意識する単位が例え、1日でも随分と非現実的だ。なのにも関わらず、やらなくてはならないこと・意識すべきことは増え続ける。 そして、あらゆる形で、割り込みが発生し意識する対象が切り替わる。
ではどうするか？
答えは、意識しなくてよくするだ。
ただし、意識する対象を手放し、なかったことにするわけではない。
大事なのは、必要な時に、すべきことを思い出し、実行することだ。
ここまでの手助けをする仕組みを作る。
そう、これがタスク管理。
タスクは、すべきことの行動単位で扱う必要があることを注意したい。
先日、Twitterで
“ちなみに私がタスク管理する理由の一つは、どうでもいいけれどやらなくてはいけないことを意識の外に追い出すためでもある。”
と、ツイートしたところ予想外に反響があり、私的には大分衝撃だった。
なぜなら、実はここまでの話は、当たり前にも近い話で(少なくても私はそういう思い込みがあった)タスク管理という言葉としても意味は明快なので、改めて文字にする必要はないと思っていたからだ。
このツイートでの“どうでもいいこと”は、結局は、やらなくてはいけないことであっても、必要でない時にタスクを意識し続けることを意味している。
例えば、会社にいて仕事をしている最中、突然、家の備品のストックに洗濯用洗剤がまだ残っているのかと気になったとしよう。意識することが生まれた瞬間だ。この例での意識することは、“どうでもいいこと”に該当する。
ただちに確認しようとするよりも、「洗濯用洗剤のストックを確認する」というタスクを作り、管理対象にするのが現実的なわけだ。
実行は、もちろんタスクを作った時間よりもずっと後になる。
もし、帰宅が夜ならば、帰宅するであろう夜の時間帯を見計らいにスマホ等でリマインドすれば、強力に思い出せるので、なお良い。
こうすることで、必要な時まで意識しなくてよくなる。
他にもメリットはある。
メリットはこの辺りだろう。
記録として残ること
やらなくて良いことがわかる
定期実行するときのタイミングがわかる
考え方としても、基本は難しくないはずだ。
うまく活用して生活や仕事で、より重要なことに力を注ぎ、楽ができる部分は楽をして時間という限られた資源を大切に活用できるといいなと私は思っている。
このあたりは、最近のブログのテーマでもあるので、他のエントリでもまた追って書くことにする。
それではまた。
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忙しさを手放すために線を引く(後編)
前編はこちら
全編を通して伝えたい事は、
「できないことを認めて、できることをやる」です。
時間も肉体的な体力も精神的な体力も限りがあり、出来ることも限られます。わかりきった事なのにも関わらず、つい欲張ってしまいます。
ここで欲張るなというのは、出来ることが限られていると認めた上で、できることをやるということです。
なんでもやろうと欲張って空回りをし、できることができない状態に陥るのは、私は不幸だと考えます。
欲張るのは必要です。頑張りを否定しているわけではありません。
ただ、それはできるようになってからでも遅くないはずです。
きっと、すぐできるようになります。
少しおさらいです。
まずは、すぐ出来る手段の一つとして、仕事などに線を引き、時間に枠を設けます。
これは、仕事などのやることに時間合わせるのではなく、限られた時間に仕事などやることを合わせるということです。
ここまでが前回のお話。
今回は、もう一つ事実を加えます。
時間や体力に限りがあると言っても、常時すべてに注意を払い、実行する必要はないという事実。
そして、タスクには適切なタイミングが存在するということです。
実は、実行するに適したタイミングが自分のリズムの中に眠っています。
これに気づくにはどうしたら良いか？
行動記録(ログ)を取ること
行動記録(ログ)を振り返ること
です。
記録の保存先は、デジタルツール・アナログツールどちらでも良いと思いますが、予実管理・分析をするのはデジタルがオススメです。
私は最終的にはログはGoogleカレンダーに集約するようにしています。
※、ログの取り方とタイミングはこちらを参照下さい
振り返る時に注目するのオススメの項目は以下です。
時間を要すると想定できるタスクがあるか？
想定外に時間を要したタスクはあるか？
そのタスクを実行する前にしておかなくてはいけないタスクを持つ性質のタスクか？(実行依存性のあるタスクか？)
実行依存性の無いタスクなら、実行するタイミングを変えられないか？
枠に設定する段階で、枠からでる時間を要する大きな問題を持つ大きなタスクは、問題の分割をします。
大きなタスクのまま扱わないのがコツです。
さて、時間がきてしまったので今回はこのあたりで終わりとします。
次回以降、大きなタスクの分解の仕方やGoogleカレンダーへのログの集約の仕方。具体的なツールの使い方と振り返りの方法もまとめていきたいです。
それではまた。
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忙しさを手放すために線を引く(前編)
忙しいのに仕事が片付かない。
いつの間にか、やらなくてはいけないことばかりが増え、
とにかく必死に目の前のやることをこなす毎日でへとへと。あ、メール見なきゃ。
繁忙期がある業態など、一時的な場合もあるかもしれません。
それはやむを得ません。嵐が去るまで、じっと耐えるしかありません。
しかし、ここでいう忙しさとは慢性的でどこか安心感を得てしまう病的な現象を指しています。
私も社会人なりたての頃は、より早く成果を上げたいと思い、
いろいろ無理をしました。(今思えば無理が足りなかったかも知れないとは思います)
しかし、当然ながらうまくはいきませんでした。
1日の時間の中でたくさんのことを成そうとして
手帳を常時携帯し、手帳の空白を見つけては埋め、
あらゆるスキマ時間を見つけては何らかのタスクで埋めました。
忙しさという現象、
つまり、たくさんのタスクを処理できる自分に自己陶酔し、安心感を得ていました。
もちろん、ここでおかしなことを書いているという認識はあります。
たくさんのタスクを処理できること・忙しさという現象と価値ある仕事は等価ではないからです。
※仕事においては、私は今でも少しでも価値ある仕事をして、お客さんに価値を提供した対価を頂きたいと思っているのは変わっていません
この忙しい状態が慢性的になると徐々に疲労感を覚えるようになり、できるはずのことができなくなり悪循環に陥ります。
まるで空回りをしているような状況に気づいた過去の私は、空回りしている状況を変える一手段として、
ログの記録をはじめとしたタスク管理を始めたというわけです。
余談が過ぎました。本題に戻ります。
2017年年始に読んだ本に「大事なことに集中する―――気が散るものだらけの世界で生産性を最大化する科学的方法」があります。
この著書の中で非常に共感できる部分がありました。
“生産性の代用としての多忙: 仕事において生産力や価値があるとはどういうことかを示す、明確な指標がなければ、多くの知的労働者は工業における生産性の指標に戻っていく。つまり、目に見える形で多くのことをなすことである”
「忙しさ」と「価値ある仕事」は等価ではないのにも関わらず、明確な指標がなければ
「目に見える形で多くのことをなす」ことが目的化してしまうということです。
では、「忙しい」状態を脱出する為には、どうしたらよいのでしょうか。
いくつか越えるべきステップが存在すると考えていますが、
まずは、 まとまった時間を確保し集中する時間に充てる ことからはじめるべきでしょう。
具体的な方法として、
先に時間の枠を作ります。
私は2時間を一つの単位として扱っています。
その上でその枠の中で、できることを見つけてタスク割り当て実行します。
面白いことにこの方法を始めると、すぐ枠から溢れるタスクが出てきます。
枠から溢れたタスクは、実行するタイミングを見直すか、実行そのものをやめるしかありません。
頑張って処理すると言うのも手ですが、頑張って処理すると後の時間枠が活用できなくなります。
そして、翌日以降のパフォーマンスへの悪影響という形で繰り越されていきます。
すべきことはもちろんすべきなのですが、すべきことをするのと同じくらいしないことを決めるのも重要なことです。
要は 欲張らないということ です。
枠を設け、線を引くことの最大の利点は、強制的に優先順位付けせざるを得なくなる状態を作り出せることです。
それではまた。
追記: 後編、書きました。こちらです
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記録(ログ)を残すコツは動作の切り替えのタイミングに合わせること
いわゆるライフログというやつだ。
ずいぶん認知が進んだと思うし、それどころか、一時期流行った言葉としてどこか古めかしさすら感じる言葉だ。
私は実は、このライフログを残すのは、もう何年も続けていて、この領域なら大概の人より詳しいし徹底している自信がある。
いろんな事情があるといえ、ライフログを残すこと自体に関心がある人は、共通して時間に対しての問題意識があるはずだ。
この記事では、
「なんとなく、ライフログはあれば良いのだろう」
と、ぼんやり必要性を感じているが
「続かない人」
に向けて、私が試行錯誤の過程で得たライフログを残すコツの一案を伝えたいと思ってまとめている。
なぜライフログが残せないのか？
面倒である
無意識下の恐怖
メリットがわからない
大きく分けると、この3つに分類できるのではないか。
※正しく分類をするならメリットがわからないから、面倒だと感じるはずであるが、あえて下位概念を同列に扱う。
1. 面倒である
逐一記録を、残すのは文字通り手間である。何に記録するかというのも大事なことだ。ノートや手帳？スマホアプリ？
私は、iPhoneユーザーなので最近導入したたすくまというアプリと長らく使っているTogglというアプリで管理をしている。
とりあえず、Togglならば、大半の人が使えるはずなので、ここではTogglの利用を想定する。
記録が面倒であるなら、面倒だと感じない工夫があれば良い。
本エントリの結論へ直結するのはコレだ。
※なお、行動の種類によって、いくつか層(レイヤー)にわけて記録しているが、最終的にはすべてGoogleカレンダーに集約するようにしている。
2. 無意識化の恐怖
これは昔、当たった壁の一つだった。ログを残すようになると文字通りありのままの状態が明らかになる。すると、できないダメな自分が見えてくることがある。自分の影に否定され続けるような感覚がなんとなく嫌な気分を作り、事実から逃げるために徐々に都合の良い記録の調整をするようになり、やがて記録自体をしなくなる。
しかし、ダメな自分に気づけたとすれば、ダメなことに費やす時間を減らすなり、よくなるように努力したり次の手が打てる要素になる。
気づけたこと自体、変わるポイントの一つで、変化の余地だ。可能性であるはずなので、避ける必要はない。
この発見自体、本来楽しいものなのだ。自信を持とう。
3. メリットがわからない
実は、日常生活で繰り返して行動していることは多いもので、記録を残さないと忘れてしまう。
自分の記録を頼りに1ヶ月前の今と同じ時間に何をしていたかと思い出そうとしても大抵の人はできないはずだ。
知らず知らずに繰り返しの行動をしていて、良くなるように変えられるはずなのに、気づけないとしたら、勿体無いと思わないだろうか？
なので、記録は残さなくても良いが残さないと記憶に頼ることになり、忘れてしまうものなので基本的に後戻りができないものだ。
記録を残すことで、変えられる余地に気づくことができるのが最大のメリットだと思っている。
もう一つあえて書くとすると、記録を持つことで自分の行動を意識しつつ行動することができるようになるのもメリットの一つだ。悪い習慣こそ意識せずに行なっているのだから。
そこで、記録を残すための手段
さて、前置きが長くなったが結論。
最大のコツは動きに合わせること
これはどういうことか？
今わたしはカフェで席に座りこの文章を書いている。ちょうど動きに合わせてログを残すという説明に良い状況にあるので例にする。
今の状況はこうだ。
「トイレに行きたい」
コ��ヒーを飲んだのでコーヒーの利尿作用でトイレに行きたいと思っている。この先することは勿論こうだ。
トイレに行くために席を立ち、貴重品をまとめ、トイレに行き、用をたす、用を足した後は再度、席に戻る。
動くのは席からトイレ、トイレから席だ。
実際に行動をするときには意識が切り替わるので、そのタイミングでこれからトイレに行くのだ！という意志を持ち、ついでに記録する。
これがコツだ。
ちなみに、ログを残す単位は、
「、」の単位が区切りといえばわかりやすいだろうか？
席を立つ
貴重品をまとめる
トイレに行く
用をたす
席に戻る
だ。
ただ、さすがにそこまで逐一残しているとトイレという緊急性があるタスクの場合、トイレが混雑していたりしたならば大変辛い思いをすることになる。
なので、この場合だと私は「席を立つ〜席に戻る」までを一つの単位として「トイレ」と記録する。
※詳しくはまた後日書くとするが、面白いことにこの記録は既に次回以降に使えるタスクになっている。見積もり可能な再現性のあるタスクが実は既にできているのだ。
終わりに
記録は残さなくても良い。
残さなくても良いからこそ、残さない。やらなくても良いことは、やらないのが自然だ。
ただ、記録を残すという少しの手間で、面倒ごとを減らせたり、反省の機会を得たり、変化の機会を得られるのだとしたらどうだろう？
本来、記録に関心を持ったのはこのあたりが原点のはずだ。
大事なことにより時間を使えるようになるために私は記録をずっと取っている。恐らくこれからもずっと記録を残すだろう。
さて、
私はそろそろ限界だ。トイレに駆け込むことにする。
それではまた。
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タスク管理でより良くなっていますか？
先日、久しぶりにライフハック系のセミナーの東京ライフハック研究会に参加した。
いくつかの学びが得られたのは別記事にするとして、今回発表者やワークショップでお話させていただいた方々、後日ツイッター上でお話されている内容から、そもそもタスク管理を何のためにしているだろうかと疑問に思った。
この疑問は今回は初めてではなかったが、いい機会なので私が思うことを書いてみることにした。
もしも、
目的が違ったとすれば手段を変えてもチグハグになってしまう。
それは不幸だと私は思っている。
もっと時間の使い方をよくすれば…
もっと体力があれば…
もっとお金があれば…
もっと記憶力がよければ…
ーもっと、したいことができるのに。
初心に戻ると
タスクを管理しようと必要性を感じているのは、時間や体力が自分の意思に反して不足している状態を指し、変えたいと思うからだろう。
これを実現するのがタスク管理で果たすべき目的のはずだ。
言葉にまとめるとタスク管理を行う目的は、
日々の生活をよりよく過ごすため ではないだろうか？
目的を果たすための手段にリストやログの活用がある。
ここまではタスク管理に関心がある人は同じはず。
では、本題。目的、果たせていますか？
この問いに対して、YESと言える人はどのくらいいるだろう
もし、YESならば、以下は書いた内容はきっと必要ないことだ。 限られた貴重な時間を他のことに活かしてほしい。 次回以降、役立つ情報発信を目指すので、また見ていただけるととても嬉しい。
注意事項として、今回は、より具体的な話で、すぐできるワークフローやツールの紹介や使い方の話は目的から逸脱する可能性を高めてしまうので今回は扱わない。 こちらが目当ての人も同様だ。
タスク管理すべき対象について
タスク管理の対象は大きく2つ種類。
一つ目
守りのタスク管理
食器を洗う、洗濯をする、買い物に行くなどの家事や仕事だと請求書発行などに代表される定例業務。
いわゆるルーチンワーク。
手順や作業時間は把握しやすく具体的でタスクの全貌がイメージしやすい。実行できれば成果を得やすい。実行しない場合直ちに悪影響が発生する。
二つ目
攻めのタスク管理
〜のために資格を取得するために参考書を買う、〜ページ読む、月商〜円を今期までに達成するために〜件受注をする必要があるので〜件電話をかけるなど。
守りのタスクに対して上位概念を含むためやや抽象度が高く、タスク実行をしたとしても成果が得られるとは限らない。そして仮にやらなかったとしても直ちに悪影響が発生しない。
ここまで読んでくださった貴方は、おそらく攻守のタスクを両方やりたい真面目で向上心のある人だと思う。
時間、肉体的な体力、精神的な体力、お金など資源は限られているので、資源を最大限活用するか最小限の消費にとどめる必要がある。
自身に合ったタスク設計、試行錯誤を繰り返し、より楽に、より重要なことに集中していける仕組みがまさに目指す理想のタスク管理でありゴールだ。
日々の生活をよりよく過ごすこと、できていますか？
是非、一考して欲しい。
長くなってきてしまったので、次のエントリにつなげようと思う。
次扱いたいのは、攻めのタスクをいつすべきか守りのタスクからいかに身を守るかのタイミングの話。
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「本気で変わりたい人の 行動イノベーション」を読んだ
本気で変わりたい人の 行動イノベーション --- 本当の欲望に素直になれば、やる気が目覚める―
著者 : 大平信孝
秀和システム
発売日 : 2014-09-18
ブクログでレビューを見る»
現状に不安や不満を抱き、このままで良いのだろうか。
なんとか変わる事は出来ないか。
「変わりたい」
変わりたい一心で、藁にもすがる気持ちで
書籍に手を取り、読み、学ぶ。
そこまでは良いが、
その先、行動に繋がらなければ意味が無い。
ただの浪費だ。
行動に繋がらなければ、成果も現れないからだ。
頭ではわかっているのに、繰り返してしまう。
自己啓発書がキャリアポルノと揶揄されたのは記憶に新しい。
本書は、自己啓発書でありがちな、成功者になるためのテクニックやHowToが書いてある本ではない。
文字通り「変わりたい人」に向けた本だ。
2014年話題になったアドラー心理学をベースとした、変わりたい人に向けたの本。
変わりたい人を変わった状態にする為のエクササイズがいくつか盛り込んであり、そのエクササイズは朝・夜の１分を使うだけで出来るといったもの。
たかが１分。
変わるためには何らかの行動を起こさなくてはならない。
１分だけのほんの僅かなエクササイズでも、
毎日エクササイズをする事で、
何らかの変化や学びが得られるのは間違いない。
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